5 cách để cải thiện sự hợp tác trong nhóm nhân sự

Đăng bởi: admin | 04/02/2021

5 cách để cải thiện sự hợp tác trong nhóm nhân sự từ xa của bạn

Ngay cả trong những thời điểm tốt nhất, có thể rất khó để hợp tác trong một nhóm nhân sự. Trong đại dịch COVID-19, điều đó dường như là hoàn toàn không thể. Nhiều công ty đã chuyển sang làm việc từ xa, đòi hỏi các chức năng nhân sự phải được xử lý bên ngoài văn phòng. Nhưng làm thế nào bạn có thể giúp các nhân sự của mình hợp tác khi họ không ở cùng một phòng?


1. Thông báo cho mọi người

Từ việc hướng dẫn các nỗ lực tuyển dụng đến triển khai gói phúc lợi mới, các nhóm nhân sự bận rộn của ngày hôm nay đã sắp xếp hàng tá nhiệm vụ có nhiều bước và các bên liên quan. Khi bạn đang làm việc từ xa, sẽ rất khó để giữ cho mọi người trong nhóm nhân sự luôn cập nhật tình trạng của từng dự án và giữ cho công việc tiến lên.

Một giải pháp lý tưởng cho công việc nhân sự từ xa là phần mềm quản lý nhân sự. Nó giúp các nhóm nhân sự triển khai từng bước để hoàn thành nhiệm vụ trong khi giữ mọi thứ có tổ chức và mọi người trên cùng một hệ thống.

2. Thực hiện các cuộc họp trực tiếp

Một cuộc họp trực tiếp có thể đã là một phần trong thói quen của nhóm bạn. Nếu không, bây giờ là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu. Các bản cập nhật ngắn gọn của từng thành viên giúp mọi người luôn biết về vị trí, công việc của mình.

Ngoài ra, các dự án nhân sự có xu hướng có rất nhiều bước, do đó, luôn cập nhật là chìa khóa. Quyết định với nhóm về cách bạn muốn thực hiện các bước của công việc. Có lẽ bạn sẽ muốn có một cuộc họp online vào buổi sáng hoặc có thể là đủ để mọi người gửi các gạch đầu dòng trong một kênh công cụ. Dù bằng cách nào, điều quan trọng là phải giữ cho mọi người cùng biết tiến độ công việc của nhau.

3. Tham gia hội nghị truyền hình

Nhóm nhân sự của bạn có thể hoàn thành mọi việc qua trò chuyện và email không? Tuyệt vời - nhưng vẫn có lúc hội nghị truyền hình có thể là một ý tưởng tốt hơn.

Ví dụ, hội nghị truyền hình có lợi ích về văn hóa. Nói chuyện trực tiếp - thậm chí trực tuyến - khuyến khích tương tác thân thiện và làm việc theo nhóm theo những cách mà việc gửi tin nhắn bằng văn bản qua lại đơn giản là không thể. Bất kể các thành viên trong nhóm của bạn cách xa nhau bao nhiêu km, một chút thời gian gặp mặt từ xa có thể gắn kết họ lại với nhau và nhắc nhở mọi người rằng họ thích làm việc cùng nhau như thế nào. Và bất cứ khi nào một thành viên mới trong nhóm được thuê, thực hiện cuộc gọi điện video là một cách tuyệt vời để giúp nhóm và người mới thuê làm quen với nhau.

Hội nghị truyền hình cũng có thể giúp ngăn các thông điệp bị hiểu nhầm. Khi ai đó đọc một cuộc trò chuyện hoặc một email, họ phải tự quyết định xem ý định của người viết là gì và thông điệp có ý nghĩa gì. Hội nghị truyền hình cung cấp cho bạn vô số tín hiệu bổ sung để giúp bạn hiểu thông điệp rõ ràng hơn. Bạn có thể nhìn thấy cảm xúc của những người tham gia khác, nghe sự suy nghĩ và giọng điệu của họ và đặt câu hỏi nếu bạn vẫn không chắc chắn.

4. Khi có sự mập mờ, hãy lên lịch trình để giải quyết nó

Tham dự quá nhiều cuộc họp có thể khiến bạn kiệt sức - nhưng vì các giao thức COVID-19 ngăn không cho nhóm của bạn gặp nhau tại văn phòng, bạn cần lên lịch nhiều tương tác hơn. Chỉ cần nhớ rằng nhiều cuộc họp kinh doanh không cần kéo dài để hoàn thành những gì cần thiết. Ví dụ: nếu hai thành viên trong nhóm cần thảo luận về trình độ của ứng viên, điều mà trước đây có thể đã được thực hiện một cách không chính thức tại văn phòng, thì có thể chỉ cần một cuộc họp trực tuyến kéo dài 10 phút.

Đừng quên các hoạt động xã hội thuần túy. Họ là một phần quan trọng trong văn hóa công ty của bạn. Ví dụ: nếu nhóm của bạn thường đi ăn trưa cùng nhau vào thứ Sáu, hãy cân nhắc lên lịch họp video vào giờ ăn trưa vào thứ Sáu để các bạn vẫn có thể cùng nhau tham quan trong bữa ăn của mình.

5. Tạo hướng dẫn sử dụng các kênh

Làm cách nào để các thành viên trong nhóm của bạn biết nên chọn điện thoại, email hay trò chuyện để chia sẻ điều gì đó? Trừ khi bạn nói với họ, họ sẽ mặc định theo sở thích cá nhân của họ, điều này có thể xung đột với sở thích giao tiếp và cộng tác của những người khác. Tạo một tài liệu đơn giản giải thích khi nào mọi người nên sử dụng từng kênh. Ví dụ:

  • Hội nghị truyền hình: Họp nhóm, giờ vui và các cuộc họp nhóm xã hội hoặc kinh doanh khác.

  • Cuộc gọi điện thoại: Các cuộc trò chuyện trực tiếp và các câu hỏi phức tạp yêu cầu câu trả lời dài.

  • Email: Câu hỏi ít phức tạp hơn, chia sẻ tài liệu và cung cấp thông tin cập nhật ngắn gọn cho toàn nhóm.

  • Slack: Câu hỏi nhanh, cuộc thăm dò tức thì, cùng với những câu nói đùa và những cuộc trò chuyện không cần thiết khác.

Các đội khác nhau có thể có nhu cầu và sở thích khác nhau. Để có kết quả tốt nhất, hãy để mọi người trong nhóm của bạn cộng tác trên hướng dẫn kênh để họ đạt được sự đồng thuận. Mục tiêu là giúp mỗi kênh truyền thông thực hiện những gì tốt nhất, thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và hợp tác hữu ích hơn.

Kết luận: Giao tiếp là chìa khóa để hợp tác thành công

Cho dù bạn đang làm việc từ xa hay trực tiếp, sự cộng tác là điều cần thiết để thành công. Đổi lại, chìa khóa để cộng tác thành công là sử dụng các công cụ và quy trình phù hợp nhất với văn hóa và hoàn cảnh của tổ chức bạn. Ngoài việc xem xét các ý tưởng mà chúng tôi đã trình bày ở đây, hãy hỏi nhóm từ xa của bạn để được đề xuất. Có thể bạn sẽ thấy không có cách nào tốt hơn để cải thiện cộng tác từ xa hơn là cộng tác trên đó!