5 sai lầm mà nhà quản lý mắc phải khi làm việc

Đăng bởi: admin | 19/04/2021

5 sai lầm mà nhà quản lý mắc phải khi làm việc (và cách tránh chúng)

Trên thực tế, một báo cáo của Gallup cho thấy cứ hai nhân viên thì có một nhân viên đã rời bỏ công việc để rời xa người quản lý và cải thiện cuộc sống của họ vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của họ.

Vì vậy, với tư cách là nhà lãnh đạo, làm thế nào chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng ta là người quản lý mà mọi người muốn làm việc thay vì chạy trốn? Bằng cách dành thời gian để tận dụng tối đa cơ hội số một của bạn để thu hút nhân viên và chia sẻ phản hồi: các cuộc họp trực tiếp.

Có những sai lầm phổ biến mà các nhà quản lý nên tránh mắc phải trong thời gian này.

1. Đánh giá sai hiệu suất cho từng người

Đây là một sự hiểu lầm phổ biến hơn bạn mong đợi. Trong khi 94% các nhà quản lý tuyên bố có các cuộc họp trực tiếp, 3% trong số đó cho biết họ tổ chức các cuộc họp này hàng quý.

Hãy làm rõ một điều: đánh giá hiệu suất hàng quý không giống như các cuộc họp trực tiếp. Mục tiêu của mỗi cuộc họp là hoàn toàn khác nhau:

Mục tiêu của đánh giá hiệu suất là:

  • Đánh giá hiệu suất của báo cáo trực tiếp trong ba tháng qua
  • Đánh giá kết quả của họ xếp chồng lên nhau như thế nào so với mục tiêu
  • Chia sẻ phản hồi về điểm mạnh và các lĩnh vực cần cải thiện
  • Xác định kế hoạch hành động cho quý tiếp theo
  • Mục tiêu của các cuộc họp trực tiếp là:

Hiểu và loại bỏ các rào cản

  • Thảo luận về cơ hội tăng trưởng và phát triển
  • Chia sẻ và nhận phản hồi theo nhịp liên tục và thường xuyên
  • Cho nhân viên thời gian dành riêng để đưa ra những thách thức, vấn đề, phản hồi và xây dựng mối quan hệ với người quản lý của họ
  • Đào tạo và huấn luyện liên tục

Mặc dù cả hai đều cần phải có, nhưng điều quan trọng là các nhà lãnh đạo không được nhầm lẫn chúng với nhau. Khi bạn giới hạn bản thân và nhóm của mình chia sẻ phản hồi ba tháng một lần, bạn đang không nuôi dưỡng một môi trường nơi có thể diễn ra giao tiếp hai chiều cởi mở, trung thực.

2. Lên lịch lại, hoặc tệ hơn là hủy cuộc họp

Ngoài những ngày ốm đau, kỳ nghỉ và trường hợp khẩn cấp, đừng bao giờ hủy lịch họp của bạn. Là một nhà lãnh đạo, mọi thứ có thể trở nên cực kỳ áp đảo. Từ việc sắp xếp để quản lý nhóm của bạn với các trách nhiệm khác, lên lịch trực tiếp cho từng người một để có thêm thời gian kiểm tra những việc trong danh sách việc cần làm của bạn có thể rất hấp dẫn.

Trên thực tế, một nghiên cứu của Harvard Business Review đã phát hiện ra rằng một cuộc trò chuyện kéo dài 15-30 phút bị hủy với một báo cáo trực tiếp:

  • Gửi một báo cáo trực tiếp này không phải là ưu tiên
  • Khiến nhân viên của bạn khó cải thiện chất lượng công việc hơn
  • Thúc đẩy nhóm của bạn tìm những cách khác, ít hiệu quả hơn nhiều để kết nối với bạn, chẳng hạn như làm đầy hộp thư đến hoặc di chuyển quanh bàn làm việc của bạn

Hãy giữ cho bản thân và nhóm của bạn có trách nhiệm về việc kiểm soát các cuộc họp riêng tư của bạn được chuẩn bị và sẵn sàng thảo luận mọi lúc. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm cả thời gian, sự thất vọng và tránh gửi nhầm thông điệp cho nhóm của bạn.

3. Để cập cảm xúc chi phối cuộc trò chuyện

B53,6% các nhà quản lý trả lời rằng mục đích của các cuộc họp riêng của họ là để cập nhật tiến độ công việci. Những cuộc trò chuyện này thường xoay quanh những thứ như:

  • Bạn đã làm gì vào tuần trước?
  • Bạn dự định làm việc gì trong tuần này?
  • Mỗi dự án là bao xa?

Thay vì các cuộc họp trực tiếp, các cuộc trò chuyện này diễn ra hàng ngày. Các nhà lãnh đạo, hãy nhớ rằng bạn cần có không gian dành riêng cho nhân viên của bạn để thảo luận về sự tăng trưởng và phát triển, các mục tiêu nghề nghiệp, thách thức và chia sẻ phản hồi.

Các cuộc họp trực tiếp là một cơ hội tuyệt vời để các nhà lãnh đạo xây dựng lòng tin và mối quan hệ với từng người trong nhóm của họ. Khi bạn dành chỗ để nói về những thứ như tăng trưởng và phát triển, bạn cũng đang nỗ lực hướng tới việc gắn kết nhóm của mình tốt hơn. Trên thực tế, những nhân viên nhận được phản hồi từ cấp trên của họ hàng tuần sẽ gắn bó hơn 43% trong công việc. Vì vậy, điều đó có nghĩa là, nếu để cảm xúc chi phối cuộc họp của bạn, điều ngược lại sẽ xảy ra: bạn chủ động tách nhóm của mình.

Gallup’s State of the Global Workplace nhận thấy rằng khi nhân viên nhận được phản hồi nhất quán về hiệu suất của họ, họ sẽ gắn bó hơn với công việc và công ty của mình. Kết quả là, cá nhân đó cảm thấy có động lực hơn để tạo ra công việc chất lượng cao hơn và trải nghiệm mức năng suất cao hơn.

4. Làm chủ hoàn toàn nói chuyện

Các cuộc họp trực tiếp nên được coi là thời gian của một nhân viên với bạn. Điều này có nghĩa là bạn nên khuyến khích họ chia sẻ thật nhiều với bạn. Hãy học cách đặt kỳ vọng vào báo cáo của nhân viên của bạn và rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực cho riêng bạn.

Dưới đây là một ví dụ về mô tả cuộc họp mà bạn có thể thêm vào cuộc họp trực tiếp của mình:

“Đây là lúc chúng ta nói về sự phát triển, chiến lược, mục tiêu của công ty và sự phát triển cá nhân của bạn. Cả hai chúng ta đều làm chủ cuộc họp này và dự kiến ​​sẽ đóng góp vào chương trình nghị sự và chuẩn bị thảo luận. Tuy nhiên, cuối cùng bạn vẫn là chủ nhân của cuộc họp này, vì vậy, chúng tôi sẽ luôn xem xét các mục trong chương trình của bạn trước tiên. ”

Đừng quên biến cuộc họp thành của riêng bạn và cộng sự trước khi đưa ra báo cáo chính thức.

Ngoài ra, lắng nghe tích cực khiến bạn trở thành người giao tiếp tốt hơn vì nó thúc đẩy bạn thực sự lắng nghe và tiếp thu những gì người đối diện đang nói. Một số cách bạn có thể thực hành điều này là:

  • Đừng bao giờ ngắt lời. Hãy để nhân viên của bạn kết thúc những suy nghĩ của họ (và thực sự lắng nghe những suy nghĩ còn lại của họ).
  • Nhắc nhở bản thân trước mỗi cuộc họp rằng một cuộc họp thành công là nơi mà nhân viên của bạn có thể chia sẻ cảm giác của họ.

5. Mong đợi các báo cáo từ nhân viên của bạn được mở ra trước khi tự mình làm như vậy

Hãy nhớ rằng bạn đang nắm giữ vị trí quyền lực ở đây và vì vậy việc báo cáo trực tiếp đến với bạn có thể thực sự đáng sợ. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn có thể thiết lập chủ đề của cuộc họp và tạo ra một không gian an toàn, nơi nhân viên của bạn có thể chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc và thách thức.

Một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ người quản lý con người nào cũng nên tiếp tục rèn luyện và cải thiện là khả năng lãnh đạo dễ bị tổn thương. Những nhà lãnh đạo có thể thừa nhận điểm mạnh và điểm thiếu sót của họ cho không chỉ bản thân họ mà còn cho cả nhóm của họ, là những người có thể tận dụng tối đa nhóm của họ. Một số cách mà các nhà lãnh đạo có thể thực hành bao gồm:

  • Mở ra. Đây có thể là một cụm từ đơn giản như, “Đây là lần đầu tiên tôi ở vị trí quản lý và trong khi tôi đang làm việc rất chăm chỉ để trở thành người quản lý mà bạn xứng đáng, chắc chắn còn rất nhiều điều tôi có thể tiếp tục. Vì vậy, nếu bạn từng có bất kỳ phản hồi nào, tôi muốn bạn biết rằng đây là không gian an toàn, nơi phản hồi được khuyến khích theo cả hai cách. Đó là cách cả hai chúng tôi sẽ có thể phát triển theo thời gian. "
  • Tạo không gian an toàn về mặt tâm lý. Nhóm của bạn có cảm thấy an toàn khi chia sẻ phản hồi, thử thách và trở thành con người đích thực của họ trong chế độ trực tiếp của bạn không? Nếu không, bạn phải làm một số việc để tạo không gian an toàn. 
  • Chia sẻ động viên. Điều này không chỉ giúp cho các nhân viên báo cáo trực tiếp đến bạn biết rằng bạn thích phản hồi và đầu vào của họ. Cách bạn nhận được phản hồi đóng một vai trò quan trọng. Ví dụ: nếu họ chia sẻ một phần phản hồi với bạn và bạn nói xấu hoặc phản ứng kém và kết quả là không có gì thay đổi, thì bạn đang tích cực khuyến khích họ mở lòng. Lần tới khi bạn nhận được phản hồi, hãy phân tích cách bạn hành động sau thực tế và tìm ra những lĩnh vực mà bạn có thể tiếp tục cải thiện (và tiếp tục làm điều đó!).

Kết

Các cuộc họp riêng là cơ hội đáng kinh ngạc để xây dựng lòng tin, chia sẻ phản hồi và thúc đẩy sự phát triển trong bản thân và nhóm của bạn. Tuy nhiên, khi tiếp cận không đúng cách, chúng có khả năng gây ra xích mích, thất vọng và cuối cùng là doanh thu. Hãy tránh năm sai lầm này trong quá trình trực tiếp để thực sự tận dụng tối đa cơ hội lớn nhất để gắn kết nhóm của bạn!