PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG - CHẤM CÔNG TỰ ĐỘNG

Đăng bởi: Admin | 04/06/2021

động. Gohr là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và quản lý Nhân sự. Gohr đã và đang dần khẳng định cung cấp rất nhiều gói phần mềm về quản lý Nhân sự phong phú đa dạng và hiệu quả cao. Đặc biệt phần mềm quản lý nhân sự tiền lương đang được rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao về đặc điểm và tính năng của phần mềm. Chính vì vậy Gohr sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn vướng mắc trong lĩnh vực chấm công tính lương qua phần mềm tính lương tự động này.

1. Vậy phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương hay (phần mềm lương) là công cụ hỗ trợ con người xử lý các tác nghiệp liên quan đến trả lương cho nhân viên. Đó là ghi nhận kết quả chấm công, tính lương, thưởng cho từng cá nhân trong công ty. Phần mềm tính lương giúp các nhà doanh nghiệp tự động hóa nhiều hoạt động trong khâu tính lương, thông báo thông tin về thu nhập của từng cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác.

Hiện nay, nhiều tổ chức và doanh nghiệp thường lựa chọn giải pháp thuê ngoài khi tính lương nhằm tiết kiệm nguồn nhân lực. Tuy nhiên, vấn đề này cần phải được xem xét và chắt lọc một cách kỹ càng vì phần mềm tính lương sẽ là giải pháp tối ưu nhằm đảm bảo tính bảo mật – và đặc biệt là vấn đề liên quan tới nguồn nhân lực.

2. Tại sao nên dùng phần mềm tính lương thay cho Excel?


2.1. Giảm mối lo về thuế và bảo hiểm

Nhà cung cấp phần mềm sẽ tự động cập nhật các thông tin về thuế và bảo hiểm mới nhất cho bạn. Hiện nay không còn cái cảnh phải tự mày mò đọc các quy định, thông tư hoặc chờ đợi các chuyên viên IT cập nhật, mà thời đại bây giờ là thời đại 4.0 chúng ta có quyền tự mình chỉnh sửa một cách nhanh gọn và chính xác mà không cần phải thông qua các nghị định hoặc thông. Chỉnh sửa thuật toán cho phần mềm. Bảng lương của bạn sẽ luôn đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, qua đó bạn có thể yên tâm dành nhiều thời gian cho các hoạt động khác của doanh nghiệp.

2.2. An toàn về bảo mật.

Phần mềm tính lương dựa trên nền tảng đám mây sử dụng nhiều phương thức bảo mật tương tự như của ngân hàng để đảm bảo độ an toàn về bảo mật, có nghĩa là thông tin của các nhà doanh nghiệp và nhân viên luôn được an toàn. Thêm nữa, các bảng lương của bạn sẽ được lưu lại trong hệ thống máy chủ của nhà cung cấp nên sẽ không bị mất ngay cả khi máy tính gặp sự cố. Tính năng này nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

2.3. Dễ dàng truy cập.

Phần mềm Gohr trên máy tính cho phép bạn truy cập vào mọi lúc mọi nơi. Bạn chỉ cần một máy tính hoặc thiết bị di động có thể kết nối internet. Bên cạnh đó nó không còn bị giới hạn bởi máy tính để bàn lẫn máy chủ để cài đặt phần mềm nữa. Bạn sẽ dễ dàng xử lý công việc mọi lúc mọi nơi, ngay khi cần thiết. Đây là điểm nổi bật của phần mềm tính lương mà Excel không hề có.

2.4. Phần mềm tính lương có thể mở rộng.

Một lợi ích của việc sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến là có thể đáp ứng được sự tăng trưởng của các nhà doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng hay bận tâm về việc mua các phiên bản mới hoặc liên tục nâng cấp hàng năm. Đây là một lợi ích to lớn của các công ty đang mở rộng một cách nhanh chóng hoặc có đột biến theo mùa.

3. Phần mềm tính lương mang lại lợi ích gì?


3.1. Tính thuận tiện.

Thuận tiện là một trong những lý do các nhà tuyển dụng chọn để sử dụng phần mềm Gohr. Bởi bất cứ ai làm trong lĩnh vực nhân sự đều biết được tính phức tạp và mất nhiều thời gian và công sức cho công việc này. Phần mềm tính lương trên Gohr giúp bạn giải quyết dữ liệu của nhân viên dễ dàng hơn và giảm thiểu tối đa khả năng xảy ra lỗi trên Gohr.

3.2. Chi phí hiệu quả.

Có lẽ một trong những lợi thế tốt nhất của phần mềm tính lương trên Gohr là giảm chi phí thực hiện các chức năng nhân sự khác nhau. Phần mềm này vừa nhanh vừa đạt được độ chính xác cao, có nghĩa là dễ dàng xử lý và quản lý việc tính lương hơn. Ngoài ra, chúng ta không cần phải mua hay cài đặt trên các thiết bị tốn kém, bất kỳ máy tính nào có kết nối internet đều có thể sử dụng được chương trình này vì nó chạy trên một trình duyệt web. Điều này đem lại lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn so với các giải pháp phần mềm cài đặt tại chỗ.

3.3. Báo cáo nhân sự

Với tất cả các dữ liệu đã tập hợp, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng có được các thông tin cần thiết và không phải lãng phí thời gian để kiểm tra khối lượng dữ liệu lớn và duy trì nhiều tệp Excel báo cáo.

3.4. Tiết kiệm năng lực

Trong thời đại các quốc gia phải đối mặt với sự nóng lên toàn cầu, việc tiết kiệm năng lượng để bảo vệ môi trường sẽ giúp các công ty “ghi điểm” với người tiêu dùng. Thuật ngữ ‘carbon footprint’ đã không còn lạ lẫm ở các nước điển hình là các nước có nền kinh tế phát triển. Đó là chỉ số thể hiện tác động của con người đến môi trường. Lượng khí cacbonic (CO2) thải ra từ những hoạt động thường ngày của bạn sẽ được tính toán và hiển thị bằng chỉ số ‘carbon footprint’. Phần mềm trên Gohr làm giảm chi phí và năng lượng cần thiết để duy trì các máy chủ cục bộ. Điều này có nghĩa là giảm lượng CO2 thải ra trong quá trình sử dụng vì các trung tâm dữ liệu của Gohr sẽ loại bỏ nhu cầu duy trì các máy chủ tại doanh nghiệp. Đây còn được gọi là một công việc có tính lương xanh của Gohr.

4. Các tiêu chí đánh giá một phần mềm tính lương tốt?

4.1. Thứ nhất là tính tự phục vụ:

Các phòng ban nhân sự có thể cho phép nhân viên 24/7 truy cập vào thông tin cá nhân của họ, phiếu lương, phúc lợi hoặc các chi tiết liên quan đến đào tạo. Điều này sẽ làm tăng khả năng tự phục vụ của nhân viên và làm giảm số email cũng như các cuộc gọi đến phòng nhân sự để hỏi các thông tin này. Các cấp quản lý và điều hành có thể truy cập bằng thiết bị di động của họ để chấp thuận các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên, phê duyệt các bảng chấm công. Các nhà quản lý cũng có thể xem lại các thông tin liên quan đến nhân viên và các sự kiện khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này có thể được thực hiện mà không cần làm phiền đến bộ phận nhân sự.

4.2. Thứ hai: Hỗ trợ đắc lực cho việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên.

       Lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin phục vụ nhu cầu tuyển dụng.

       Cập nhật và quản lý hồ sơ ứng viên của từng ứng viên

       Lập lịch phỏng vấn/thi tuyển, gửi mail tới ứng viên, lưu thông tin đánh giá và kết quả phỏng vấn/thi tuyển cho từng ứng viên.

       Báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng.

       Khai báo danh mục khóa học bắt buộc theo từng vị trí, phòng ban trong các doanh nghiệp của các công ty.

       Lập kế hoạch đào tạo nhân viên theo quy định của công ty (đào tạo nội bộ), kế hoạch cử đi học ở các nước tiên tiến phát triển (đào tạo ngoài);

       Cập nhật và quản lý kết quả đào tạo của từng cán bộ nhân viên.

       Báo cáo thống kê kết quả đào tạo qua từng nhiệm kỳ.

4.3. Thứ ba: Tính công chặt chẽ, tính toán lương thưởng nhanh chóng.

     Khai báo linh hoạt, chính xác ngày làm việc, ngày nghỉ thường, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép trong kỳ của từng cán bộ công nhân viên.

     Khai báo thời gian làm việc linh hoạt theo ca, theo dây chuyền.

     Cập nhật dữ liệu chấm công, hỗ trợ chấm công từ xa nhờ định vị GPS.

     Các tham số lương cơ bản và mở rộng được thiết kế và khai báo linh động, cho phép người dùng tự cập nhật khi có sự thay đổi trong quá trình sử dụng phần mềm.

     Cho phép tính lương linh động qua các thiết bị điện tử

     Cho phép tạo bảng lương mới từ bảng lương tháng trước, có sự điều chỉnh hợp lý với tình hình thực tế tháng này, và tiếp tục phát huy ở những tháng sau.

     Khai báo linh động nhân viên cần nộp thuế, các mức thu nhập chịu thuế theo % lũy tiến theo từng tháng phải cụ thể rõ ràng.

     Tính lương, các khoản phụ cấp, BHXH – Y tế, thuế thu nhập cho cán bộ nhân viên và tự động kê khai đúng số lương sẽ trả và đã trả.

5. Có nên sử dụng phần mềm tính lương miễn phí hay không?


Trên thị trường hiện có rất nhiều các loại phần mềm tính lương khác nhau ngày càng tiên tiến và hiện đại hơn. Có những loại phần mềm tính lương phải trả phí và phần mềm tính lương miễn phí. Phần mềm tính lương trả phí sẽ có nhiều loại có loại thu theo năm, theo chu kỳ hoặc chỉ mất phí khi mua bản quyền.

Phần mềm tính lương trả phí thì dĩ nhiên có nhiều điểm tốt của nó như: có dịch vụ hỗ trợ mỗi khi gặp trục trặc, nhân viên sẽ trực tiếp cài đặt và hướng dẫn cho chúng ta,…

Đối với loại phần mềm tính lương miễn phí thì các tính năng cũng đầy đủ cho việc  tính lương. Tuy nhiên tốc độ truyền tải dữ liệu của nó cũng không thua kém những phần mềm có phí khác. Tính năng cũng như giao diện cũng rất dễ để sử dụng. Tuy nhiên nhược điểm chính của phần mềm tính lương miễn phí đó là chúng ta sẽ phải tự tìm ra quy luật sử dụng của nó. Trực tiếp khắc phục lỗi và một số vấn đề phát sinh khác. Về mặt tổng quan nhất thì phần mềm tính lương  miễn phí sẽ phù hợp với các đơn vị nào đã có kinh nghiệm khi sử dụng các hệ thống phần mềm rồi nên chúng ta sẽ phải cân nhắc khi lựa chọn phần mềm sao cho phù hợp nhé.

6. Một số phần mềm chấm công tính lương tốt nhất hiện nay

6.1.Gohr

Gohr là một phần mềm tính lương đang được các doanh nghiệp lựa chọn vì nhiều điểm tính cực của nó trong quá trình sử dụng và có thể sau này Gohr sẽ ngày càng cải thiện hơn nữa những tính năng vốn có của mình để cho ra mắt công chúng.


6.2.Tanca

Tanca là một phần mềm nhân sự tập trung chủ yếu vào việc phân ca, chấm công, tính lương nhân viên, ngoài ra còn có các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, quản lý tài sản và công việc. Phần mềm này có thể chạy online và offline. Rất phù hợp để sử dụng cả online lẫn offline.


6.3. Base Payroll

Base Payroll có khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng của hầu hết các doanh nghiệp và tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù riêng. Họ có thể thiết lập các chu kỳ trả lương khác nhau, xây dựng và tự định nghĩa công thức tính lương dựa trên những biến mặc định của hệ thống, biến trung gian hoặc biến cách tự tạo một cách không giới hạn. Điều thú vị là mọi thứ tương tự như excel nên không khó để doanh nghiệp làm quen và sử dụng.

6.4. Xero

Được thành lập vào năm 2006, Xero là một hệ thống kế toán dựa trên web được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

6.5. Paycor

Paycor là một bộ giải pháp quản trị nguồn nhân lực đám mây, cung cấp chức năng bao gồm toàn bộ vòng đời từ lúc đi làm cho tới khi nghỉ làm của nhân viên - từ tuyển dụng và giới thiệu đến quản lý thời gian và chấm công, và tất nhiên trong đó có cả nghiệp vụ tính lương. Kể từ năm 2005, Paycor đã là đối tác chính của hơn 30.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay và cả tương lai.

6.6. TRAXpayroll

TRAXPayroll trước đây là một ứng dụng tính lương dễ sử dụng được thiết kế đơn giản nhưng hiện đã được mua lại bởi BambooHR là phầm mềm tinh lương rất ổn và an toàn.

6.7. Bamboo Payroll

Có mặt ở tất cả 50 tiểu bang của Hoa Kỳ, Bamboo Payroll tích hợp trực quan với BambooHR và khắp các ứng dụng di động Bamboo, giúp hợp lý hóa các chức năng nhân sự cho cả người quản lý và nhân viên bằng cách kết hợp liền mạch các bảng lương và bảng hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS).

7. Tổng kết.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về phần mềm chấm lương hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm thông tin phần mềm chấm lương trong cả hiện tại và tương lai.