PHƯƠNG THỨC VÀ TIPS TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ HIỆU QUẢ

Đăng bởi: Admin | 25/10/2021

Truyền thông nội bộ là bước không thể thiếu để đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp đoàn kết. Nếu nắm trong tay một đội ngũ nhân viên giàu năng lực, gắn kết tốt thì chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Nhưng để xây dựng được chiến lược truyền thông hiệu quả thì không phải dễ dàng. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về truyền thông nội bộ và những ý tưởng truyền thông nhé:

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong công ty với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau, giữa nhân viên và sếp. Đây là công tác mà bất cứ doanh nghiệp, cơ quan, công ty, đoàn thể nào cũng cần có. Truyền thông nội bộ chính là đề cao sự liên kết bền vững từ bên trong doanh nghiệp, đồng thời còn giúp mở rộng, lan tỏa thương hiệu doanh nghiệp đến các đơn vị liên quan đặc biệt là khách hàng.

2. Vai trò của truyền thông nội bộ

- Giúp nhân viên nhận thức được vai trò quan trọng của mỗi người đối với tổ chức, mỗi nhân viên đều là nhân tố quyết định đến sự thành công của tổ chức. 

- Tạo nên một môi trường làm việc minh bạch, giúp nhân viên hiểu rõ được tư tưởng, quan điểm của lãnh đạo từ đó thực hiện một cách chính xác, tránh những hiểu lầm không đáng có.

- Truyền thông nội bộ đảm bảo cho hoạt động thông tin liên lạc nội bộ doanh nghiệp nhanh chóng, tăng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng  ban.

- Có thể nắm được nguyện vọng của nhân viên, đồng thời kịp thời ghi nhận thành tích để có chính sách khen thưởng động viên phù hợp. 

- Thu hút và giữ chân nhân tài: Môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.

3. Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ cần những gì?

3.1: Đánh giá thực trạng

Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, việc đầu tiên chúng ta cần xác định thực trạng tình hình kinh doanh, nhân sự, công tác truyền thông nội bộ ... của doanh nghiệp. Từ đó có thể xây dựng, lựa chọn phương thức, công cụ truyền thông phù hợp.

3.2: Xác định đối tượng truyền thông

Bạn cần xác định đối tượng cần truyền thông tới là ai: Nhân viên, quản lý, khách hàng,... Ai là người có sức ảnh hưởng đến nhân sự trong doanh nghiệp và người đó có thể kết nối toàn bộ nhân viên không. Bạn có thể chia các đối tượng tiếp nhận thông tin thành nhiều cấp như: quản lý team, nhân viên chính thức, nhân viên tăng cường,…

3.3: Xác định mục tiêu

Mục tiêu là yếu tố cốt lõi khi xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Để xác định mục tiêu truyền thông hiệu quả, bạn cần dựa xác định các mục tiêu sau: Mục tiêu cụ thể, mục tiêu đo lường được, mục tiêu thực tế, mục tiêu có thời hạn, mục tiêu của thể đạt được. Và cuối cùng bạn cần xác định doanh nghiệp cần đạt được mục tiêu gì, thông tin doanh nghiệp đang muốn truyền tải và nhu cầu thông tin của nhân viên là gì. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART.

- Specitic: Cụ thể: Mục tiêu của bạn cần phải cụ thể, không mơ hồ;

- Measurable: Đo lường được: Tạo các mốc và mục tiêu có thể giúp bạn thấy được tiến trình của mình đối với từng khía cạnh của mục tiêu của bạn

- Able: Có thể đạt được: Bạn cần biết rằng mục tiêu cần có thể quản lý được và thực tế.

- Relevant: Có liên quan: Trong trường hợp này, bạn sẽ cần tạo các mục tiêu được liên kết để phát triển của nhóm mình và kết nối liền mạch với mô hình kinh doanh.

- Time-base: Dựa trên thời gian: Tạo thời gian cụ thể cho mục tiêu của bạn để không cho phép mình bị bỏ lỡ.

3.4: Xác định phương thức, kế hoạch hành động

- Phương thức truyền thông là các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình để tiếp cận đến những đối tượng cần truyền thông.

- Một số phương thức truyền thông nội bộ: Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài phát biểu...), Bảng thông báo nội bộ, Mạng internet nội bộ, Phim ảnh tài liệu về tổ chức, Các cuộc họp và giao ban nội bộ, Bảng tin, Standee, Radio, ...

3.5: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết mình có đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý.




4. Những ý tưởng cho bản tin nội bộ

- Những ý tưởng truyền thông qua fanpage, website: Bản tin tuyển dụng; những trích dẫn, câu chuyện truyền cảm hứng; bài viết về ngày kỷ niệm; ngày lễ; minigame; Thành tựu, giải thưởng, dự án đạt được của cá nhân, công ty; Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kì; Tấm gương người tốt việc tốt; Các văn bản pháp luật mới; Các sáng kiến và giải pháp cải tiến; Truyền thông sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh;...

- Các hoạt động như:

+ Tổ chức sự kiện: Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, một sự kiện nội bộ sẽ là cơ hội tốt để nhân viên giao lưu với nhau. Hãy tổ chức một bữa tiệc, một chuyến du lịch, hay đơn giản là rủ tất cả mọi người đi ăn sau khi tan làm;

+ Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát cá bài hát theo yêu cầu;

+ Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỉ niệm;

+ Các chương trình tài trợ, từ thiện;

+ Các hội nghị và thảo luận khoa học.

- Truyền thông sự thay đổi chính sách,...của công ty; Cơ hội đào tạo; Toplist tại Công ty: Những quán ăn, địa điểm ăn ngon gần Công ty; Những cuốn sách nên đọc tại thư viện, Những tip làm việc hiệu quả...