Ứng dụng quản lý hồ sơ - 4 tiêu chí cần cân nhắc

Đăng bởi: Admin | 11/09/2021

Doanh nghiệp nào cũng cần quản lý hồ sơ để phục vụ cho việc triển khai và giám sát quy trình làm việc hiệu quả. Từ trước nay, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn cố sức "bơi" trong những tủ hồ sơ chồng chất và bừa bộn. Tuy nhiên, cuộc cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của công nghệ đã tạo ra tiền đề cho sự ra đời và phát triển vượt bậc của nhiều công cụ hỗ trợ hiệu quả. Đó chính là ứng dụng quản lý hồ sơ. Quản lý hồ sơ sẽ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp tất cả các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản và tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.

1. Ứng dụng quản lý hồ sơ là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ là phần mềm được thiết kế để cải thiện năng suất của doanh nghiệp trong quá trình làm việc tạo lập thông báo và công văn nội bộ, sắp xếp, lưu trữ và ban hành chúng dưới dạng kỹ thuật số (các bản mềm). Theo đó, các tài liệu hồ sơ của các nhà doanh nghiệp được tập trung ở cùng một chỗ giúp cho các nhà doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức của người quản lý.

2. Ứng dụng quản lý hồ sơ có phải là thứ xa xỉ?

Những khó khăn hằng ngày liên quan tới việc sắp xếp hồ sơ như văn thư, báo cáo không biết cất một công văn mới vào đâu, nhân viên mới không biết tìm lại thông báo cũ chỗ nào mọi thứ tưởng chừng như rối tung cả lên... Và không đáng kể nhưng về lâu dài nó lại là trở ngại vô cùng lớn trong các doanh nghiệp.

Theo Gohr việc quản lý giấy tờ, công văn thủ công và một mớ tài liệu lộn xộn gây ra tổn thất lớn trong năng suất chung của doanh nghiệp - làm giảm 21,3% năng suất.

Các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến tính chính thống trong các hồ sơ được ban hành và lưu trữ. Nếu các văn bản và công văn được ban hành bừa bãi mà không có chế độ kiểm duyệt bởi CEO hoặc người có thẩm quyền, doanh nghiệp của bạn sẽ có nguy cơ xảy ra mâu thuẫn nội bộ, sai lệch tài chính và thậm chí gặp rắc rối liên quan tới pháp lý với những chính sách bảo mật.

Điều đó đã đưa đến một cái nhìn mới trong tư duy quản lý  của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp: ứng dụng quản lý hồ sơ không còn là một sự xa xỉ mà là một công nghệ thiết yếu và vô cùng cần thiết cho việc hệ thống hóa các thông báo, công văn có liên quan đến các văn bản đính kèm.

3.Vai trò của quản lý hồ sơ

- Ứng dụng quản lý hồ sơ được lên kế hoạch nghiêm túc và  khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng đầy đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và mang lại hiệu quả.

- Ứng dụng quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan và các đơn vị.

- Ứng dụng quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích quan trọng gắn liền các công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc công tác lưu trữ.

- Đối với từng cán bộ, công chức và viên chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học, chính xác khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

- Đối với các cơ quan làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan,  quản lý chặt chẽ tài liệu và giữ gìn bí mật. Quản lý tốt hồ sơ sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư và lưu trữ; tránh được tình trạng sao lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho các cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ như lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác và nghiên cứu.



4. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

     Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống ứng dụng lưu trữ hồ sơ.

     Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho hợp lý, khoa học để có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.

     Hệ thống nên đầy đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn không đáng có về những hồ sơ nào đã được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.

     Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần phải lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận ra một số lượng hồ sơ lớn khi cần.

     Phải xem xét đến việc tiết kiệm tối đa chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một trong những lý do vô cùng quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có hay không.

     Phải xem xét tính an toàn của nó để có thể chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi bẩn, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ đang được bảo mật. Tính phù hợp chung của các hệ thống trong các điều kiện hoạt động của tổ chức được xem là một yếu tố cực kỳ quan trọng hiện nay.

     Cách tạo thư mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lĩnh vực cso liên quan với nhau.

     Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chứng nếu cần thiết. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.

     Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả cao: phải đảm bảo được an toàn cho các tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về các danh mục đã được sắp xếp.

     Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung của CEO hoặc những người có thẩm quyền..

Như vậy, một tổ chức phải được thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình để phù hợp với các yêu cầu và đảm bảo rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi và đặc biệt là những thay đổi đó có thể liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.

*Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.

     Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên hồ sơ mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.

     Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn lưu giữ và đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng sẽ được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.

     Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên được phân theo thứ tự của những vấn đề liên quan tới đề mục để chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái sẽ dễ nhớ hơn cho các quản lý; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ để tránh nhầm lẫn. Cũng nên tránh dùng những từ đồng nghĩa.

     Tài liệu nên được chia thành các nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. Và cũng được áp dụng những điều tương tự cho các tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác.

5.Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp

Khác với các ứng dụng ghi nhớ hay phần mềm nhắc việc cá nhân, phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại cần đảm nhiệm các quá trình nhận và truyền dữ liệu đến mọi cấp thành viên trong doanh nghiệp - từ CEO, C-level, manager đến nhân viên các phòng ban, bộ phận. Chính vì vậy, nó yêu cầu phải nhận được sự rõ ràng và khoa học nhất trong tất cả các yếu tố cấu thành. Đây cũng chính là những tiêu chí quan trọng các doanh nghiệp cần lưu ý khi đánh giá một phần mềm quản lý hồ sơ nào đó dành cho các doanh nghiệp.

5.1. Có sẵn hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học

Mục đích của ứng dụng quản lý chính là giúp hồ sơ trong doanh nghiệp của bạn luôn được dễ dàng định vị và tìm kiếm. Vì vậy, hãy chọn một ứng dụng mà văn bản của bạn được sắp xếp logic, tự động đính kèm với tất cả thông tin liên quan (như thời gian tạo, ngày tạo, trạng thái văn bản,...) mà bất kỳ bạn hay nhân viên đều hiểu ngay lập tức khi nhìn vào. Có nhiều kiểu phân loại các văn bản khác nhau như phân chia theo phòng ban, theo người ban hành và theo các lĩnh vực nội dung khác nhau,... tuỳ thuộc vào kiểu thiết kế của từng nhà cung cấp.


Bạn nên chọn một ứng dụng đã được phát triển tính năng tìm kiếm và bộ lọc đến một mức nhất định nào đó, ít nhất có thể hỗ trợ các doanh nghiệp có thể tìm kiếm một văn bản bất kỳ hoặc lọc ra tất cả các hồ sơ có liên quan đến các cá nhân trong công ty.

5.2. Có sẵn quy trình chuẩn hoá xét duyệt và ban hành văn bản, tài liệu

Một ứng dụng quản lý hồ sơ hữu ích sẽ không lạm dụng sự đốt cháy giai đoạn để nhanh chóng cập nhật những nội dung văn bản tới nhân viên. Doanh nghiệp luôn luôn cần một quy trình xử lý văn bản nghiêm chỉnh để quản lý hoặc người có thẩm quyền xét duyệt trước khi chính thức ban hành trong nội bộ. Hiện trên thị trường có nhiều phần mềm vẫn chỉ dừng lại ở tính năng lưu trữ mà chưa hỗ trợ xét duyệt hồ sơ và một số vấn đề khác đã phát triển sẵn quy trình rất khoa học như Gohr.

Nếu doanh nghiệp chưa từng áp dụng quy trình đề xuất và duyệt công văn chuẩn hóa, các doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm Gohr này.

Doanh nghiệp cũng đừng nên giải quyết các bài toán nửa vời kiểu lưu trữ hồ sơ bằng công nghệ hiện đại nhưng lại ban hành chúng bằng các biện pháp thủ công ( như dán lên bảng tin, mở một cuộc họp,...). Hãy tìm một phần mềm có cơ chế tự động gửi công văn đến cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp, tốt nhất là kèm theo các tính năng hiện thông báo về sự ban hành mới này.

5.3. Có khả năng truy cập từ xa

Một khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa. Nếu bạn cũng có nhu cầu giống họ, hãy ưu tiên một ứng dụng quản lý hồ sơ cung cấp sự linh hoạt trong việc sử dụng thiết bị đăng nhập tài khoản.

"77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa."

Trên thị trường hiện có nhiều phần mềm quản lý hồ sơ khác nhau. Trong giải pháp on-premise, máy chủ hệ thống sẽ được đặt tại công ty bạn và chi phí triển khai được dự báo trước là rất lớn (bao gồm cả tiền mua thiết bị, phí cài đặt, phí phần mềm, phí giấy phép, phí bảo trì từ phía nhà cung cấp,...); nhưng bạn và nhân viên không thể làm gì khác ngoài lúc có mặt tại văn phòng. Bạn có thể bảo mật gần như tuyệt đối mọi hồ sơ nội bộ trên hệ thống, nhưng lại mất công sức và thời gian sao lưu chúng bằng tay. Cũng bởi dạng phần mềm này đã lỗi thời nên đôi khi chúng không tương thích với một số hệ điều hành đời cao. Bạn cần kiểm tra kỹ điều này nếu đang quan tâm tới chúng.

Hoặc để nhanh - gọn - nhẹ - hiệu quả hơn, bạn có thể lựa chọn mô hình SaaS, trong đó tất cả dữ liệu đều được lưu trữ dưới dạng cloud-based và bạn chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng. Những phần mềm này thường được bán theo gói định kỳ từ 6 tháng trở lên, có thể đưa vào sử dụng ngay lập tức, và bạn không phải tốn nhân lực IT hay chi phí phát sinh nào. Hầu hết các phần mềm tương thích với càng nhiều thiết bị di động (bao gồm laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,...) và nhiều hệ điều hành (iOS, Android, Mac OS,...) càng tốt.

Khi đó, cấp dưới của bạn có thể đề xuất công văn bất cứ lúc nào, bạn có thể xét duyệt và ban hành chúng ngay khi đang đi công tác. Số công văn đó ngay lập tức sẽ được truyền tới tất cả nhân viên trong doanh nghiệp để họ mở ra đọc dễ dàng dù có đang ở tại văn phòng hay không.

5.4. Có thể tích hợp các ứng dụng từ bên thứ ba

Một phần mềm hữu ích trong thời kỳ kỷ nguyên số buộc phải có tính tích hợp mạnh mẽ. Đó là hệ thống API mở giúp dễ dàng truyền tải dữ liệu qua lại giữa phần mềm đó với các ứng dụng ngoài hoặc hệ thống dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý hồ sơ thường cần tích hợp với Gmail, Microsoft, Calendar, Dropbox,...

6.Về Gohr - Ứng dụng quản lý thông báo và công văn nội bộ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của doanh nghiệp.

Gohr là một phần mềm chuyên biệt thuộc ứng dụng hàng đầu Việt Nam, được ví như người văn thư tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp bởi nó giúp tự động hoá tất cả quy trình quản lý hồ sơ từ sắp xếp, xét duyệt đến ban hành văn bản trong nội bộ.