VĂN HÓA GIAO TIẾP QUA EMAIL

Đăng bởi: Admin | 29/12/2021

Trong thời đại phát triển ngày nay, email được xem như một sản phẩm mang tính ứng dụng đáp ứng gần như tuyệt đối nhu cầu trao đổi thông tin. Tuy nhiên sử dụng email như thế nào để chuyên nghiệp hơn?

1. Sử dụng một địa chỉ mail “nghiêm túc”

Nếu bạn dùng email cá nhân thì tốt nhất bạn nên cân nhắc thật kĩ việc lựa chọn email nào để sử dụng. Đừng bao giờ sử dụng những email không nghiêm túc như kiểu: boydeptrai@… hay coberungxanh@… vì chúng hoàn toàn không phù hợp với môi trường làm việc nghiêm túc. Tốt nhất, hãy tạo cho mình một email mang tên bạn như: liennguyen.tla@gmail.com những email kiểu như vậy luôn được đánh giá cao hơn và dễ tiếp nhận hơn.

2. Tiêu đề Email

- Tiêu đề mail phải rõ ràng, không dài dòng, lan man. Thông thường, khi nhận được mail, người ta sẽ chú ý phần tiêu đề đầu tiên. Một tiêu đề hay, rõ ràng, ngắn gọn sẽ giúp email của bạn ấn tượng hơn trong mắt người nhận. Điểm mấu chốt của tiêu đề là tính ngắn gọn, có chức năng thông báo chính xác nội dung của email.


3. Cấu trúc Email

3.1: Lời chào mở đầu thể hiện sự tôn trọng của bạn là điều cần thiết thực hiện.

Ví dụ: Kính gửi anh/ chị…! Xin chào anh/chị…, Thân gửi anh/chị…

3.2: Nội dung email

- Nội dung cần được phân bổ hợp lý với các trình tự logic. Phải đảm bảo các nội dung bảo các vấn đề được đề cập cô đọng, ngắn gọn. Nội dung email cần đúng trọng tâm, tránh lan man. Đồng thời, bạn nên kiểm tra song song hai vấn đề chính tả và ngữ pháp của nội dung email. Điều này giúp nội dung email đạt tính chuẩn xác.

Nội dung email phù hợp với người đọc. Khi viết email cho đối tác, đặc biệt là các đối tác nước ngoài, hãy luôn dành chút thời gian để tìm hiểu về nền văn hoá của họ vì mỗi nước sẽ có một văn hoá giao tiếp khác nhau, bắt được thói quen đó, bạn sẽ dễ dàng chiếm được cảm tình từ họ chỉ qua một email ngắn gọn.

3.3: Kết email kèm theo đó là lời cảm ơn chân thành. Tất nhiên, không thế những lời nhắc về việc phản hồi của người nhận email. Hãy bổ sung một lời chúc tốt đẹp để gia tăng sự trân trọng.

Ví dụ: “Regards” hoặc “Your faithfully” hoặc Thân mến; Chúc bạn một ngày tốt đẹp…

4. Luôn nhập địa chỉ mail người nhận cuối cùng

Hãy tập thói quen này để tránh các sự cố gửi nhầm hay vô tình bấm gửi khi chưa viết xong. Và quan trọng hơn đó là khi nhập email người nhận cuối cùng, bạn sẽ tránh được rủi ro nhập sai email người nhận khiến email không đến đúng nơi cần đến gây nên những hiểu lầm không đáng có.