NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CUỘC HỌP HIỆU QUẢ

Đăng bởi: Admin | 20/11/2021

Để năng suất công việc tăng cao thì những cuộc họp là không thể thiếu. Tuy nhiên trong thời điểm dịch Covid diễn ra thì hầu như các doanh nghiệp đều tổ chức họp online. Tuy nhiên làm thế nào để những cuộc họp hiệu quả?

I. Lựa chọn công cụ họp

- Hiện nay, có rất nhiều công cụ để thực hiện họp online như: Zoom, Skype, google meet, zalo… Tuy nhiên mỗi công cụ đều có ưu, nhược điểm riêng. Để tránh những sự cố về kỹ thuật như: lỗi kết nối, vượt quá thành viên tham dự… cần lựa chọn công cụ phù hợp.

Việc có quá nhiều người tham gia sẽ trở nên khó khăn và nhiều người cho rằng đó là lãng phí thời gian. Như vậy, người quản lý cũng có thể chỉ định các vai trò, mỗi thành viên trách nhiệm một nội dung.

II. Chuẩn bị trước

Hãy đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, nội dung được chia sẻ trước khi cuộc họp diễn ra. Tuyệt đối không chia sẻ tài liệu mới trong cuộc họp từ xa. Thông thường các thành viên có thể tham gia vào việc chuẩn bị bài thuyết trình của riêng họ hoặc diễn tập những gì mình sẽ nói.


III. Đặt ra những nguyên tắc, quy định

Mặc dù mỗi cuộc họp sẽ có các quy tắc khác nhau, nhưng có một số quy định cơ bản mà nhân viên nên tuân theo để tạo ra trải nghiệm cuộc họp trực tuyến trơn tru.

3.1: Mọi người tự giới thiệu

Nếu có nhiều người tham dự một cuộc họp, thật khó để theo dõi ai là ai. Hãy để mọi người tự giới thiệu về phần trình bày là một cách tốt để giúp họ theo dõi các thành viên khác trong nhóm và cách mình đóng góp cho cuộc họp.

3.2: Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

- Không có một mục đích rõ ràng cho các thành viên là cách nhanh nhất để giết chết sự tích cực và hứng thú của nhóm. Trước cuộc họp, hãy chắc chắn mọi cá nhân trong nhóm đều có việc làm. Ví dụ, yêu cầu một thành viên ghi tóm tắt lại những nội dung được trình bày.

- Trao cho mỗi cá nhân một công việc sẽ khiến họ cảm thấy như là một phần quan trọng trong cuộc họp. Thay vì bắt buộc mọi người phải trở thành người nghe thụ động, một điều mà chúng ta có thể thấy là nhàm chán và tẻ nhạt.

Sử dụng ma trận RACI vào cuộc họp từ xa

- Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm, vạch ra nhiệm vụ, cột mốc hoặc các quyết định quan trọng liên quan đến việc hoàn thành dự án. Đồng thời, RACI phân rõ vai trò nhân sự nào chịu trách nhiệm triển khai cho từng mục hành động (R – Responsible), thành viên nào chịu trách nhiệm phê duyệt (A – Accountable), những cá nhân cần được Tư vấn (C – Consulted) hoặc Nắm bắt thông tin cập nhật về dự án (I – Informed). Từ RACI là viết tắt của bốn vai trò, ma trận này có thể ứng dụng hầu như trong bất kỳ dự án nào.

Responsible – Chịu trách nhiệm

Những nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể đóng vai trò là ‘Responsible’ để cùng nhau thực hiện công việc.

Accountable – Có trách nhiệm

Người có vai trò này phải phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định được hoàn thành. Người này phải đảm bảo rằng các trách nhiệm được phân công trong ma trận cho tất cả các hoạt động liên quan. Để thành công đòi hỏi chỉ có một nhân sự hoặc bộ phận đóng vai trò ‘Accountable’.

Consulted – Tư vấn

Người nắm giữ vai trò này cần cung cấp các thông tin đầu vào cũng như tư vấn, tham mưu trước khi công việc có thể được thực hiện và phê duyệt.

Informed – Nắm được tin tức

Đối với cá nhân nắm vai trò I cần nắm thông tin chi tiết về dự án. Họ cần cập nhật về tiến độ, tuy nhiên không cần tư vấn chính thức, cũng như không tham gia trực tiếp vào các nhiệm vụ hoặc quyết định.

Thật dễ dàng để nản lòng khi các cuộc họp từ xa làm mất nhiều thời gian cũng như năng lượng. Thay vì bỏ cuộc, hãy tập trung vào việc chuẩn bị nội dung, công cụ cho cuộc họp và phát triển kế hoạch khi các thành viên đi theo đúng hướng.


Ngoài ra, những thành viên trong nhóm cần tuân thủ những quy tắc sau để có hiệu quả tốt nhất:

- Không nhìn chăm chú vào điện thoại của mình trong khi người khác đang trình bày

- Đừng ngắt lời người khác khi họ đang nói (hoặc cố gắng nói qua họ)

- Kiểm tra tất cả công nghệ (camera / video, Wi-Fi và chia sẻ màn hình) trước cuộc họp

- Chuẩn bị kỹ càng nội dung cuộc họp

- Tránh làm việc khác (trừ khi ảnh hưởng đến quá trình diễn ra buổi họp) trong cuộc họp ảo

- Khi có vấn đề thắc mắc, chỉ cần thực hành phép lịch sự thông thường (chờ đồng nghiệp kết thúc phần trình bày và đến mục hỏi đáp). Mọi người ai cũng muốn được lắng nghe, được nhìn thấy và được tôn trọng trong một cuộc họp trực tuyến

- Sau khi cuộc họp kết thúc, yêu cầu từng thành viên đánh giá cuộc họp. Dành thời gian để nhận phản hồi, mối quan tâm và các vấn đề của nhân viên. Hỏi các thành viên làm thế nào để cuộc họp có thể diễn ra tốt hơn và sử dụng ý tưởng đó cải thiện cho buổi tiếp theo. Điều này sẽ thiết lập một nền văn hóa nơi những thành viên ở xa cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe.