⏰Đa dạng ca kíp và tăng ca:

Các nhà máy sản xuất thường hoạt động theo ca (sáng, chiều, đêm), xoay ca, và liên tục phát sinh nhu cầu tăng ca để đáp ứng tiến độ sản xuất. Việc tổng hợp dữ liệu chấm công từ nhiều máy chấm công, quản lý các quy định về giờ làm thêm, làm việc vào ngày nghỉ, lễ tết theo từng ca là một thách thức lớn.

💲Chế độ lương phức tạp:

Bên cạnh lương cơ bản, ngành sản xuất còn áp dụng nhiều hình thức lương khác như lương sản phẩm, lương theo giờ, lương khoán, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, thưởng năng suất. Việc tính toán chính xác tất cả các thành phần này đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiến thức chuyên sâu.

❌Sai sót thủ công:

Khi dữ liệu chấm công và các thành phần lương được nhập liệu hoặc tính toán bằng Excel, khả năng xảy ra lỗi rất cao. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc chi trả không đúng, gây bất mãn cho nhân viên, ảnh hưởng đến năng suất lao động và thậm chí là tranh chấp lao động.

⏳Lãng phí thời gian và nguồn lực:

Bộ phận nhân sự và kế toán phải dành hàng trăm giờ mỗi tháng để thu thập, kiểm tra, đối chiếu và tính toán lương thưởng. Thời gian này có thể được sử dụng cho các hoạt động chiến lược hơn như phát triển nhân tài, cải thiện môi trường làm việc.

⚖️Tuân thủ pháp luật lao động:

Luật Lao động Việt Nam cùng các quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, công đoàn, thuế thu nhập cá nhân thay đổi liên tục. Việc không cập nhật hoặc áp dụng sai các quy định này không chỉ dẫn đến các khoản phạt hành chính mà còn gây thiệt hại uy tín doanh nghiệp. Một phần mềm tính lương tuân thủ pháp luật là bắt buộc.

👁️‍🗨️Thiếu minh bạch:

Quy trình tính lương không rõ ràng, công thức phức tạp hoặc khó hiểu có thể khiến nhân viên cảm thấy không công bằng, dẫn đến mất động lực và thiếu tin tưởng vào ban lãnh đạo.

📈Kiểm soát chi phí lao động:

Thiếu cái nhìn tổng quan và dữ liệu chính xác về chi phí lương, phụ cấp, thưởng phạt khiến việc lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi phí lao động trở nên khó khăn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất.

📂Dữ liệu phân tán:

Thông tin nhân sự, lịch sử làm việc, hợp đồng, các quyết định điều chuyển, khen thưởng – kỷ luật… thường nằm rải rải ở nhiều nơi, trên các file giấy tờ hoặc Excel khác nhau, gây khó khăn cho việc tra cứu và quản lý tổng thể.

✍️Quy trình phê duyệt thủ công, chậm trễ:

Các yêu cầu nghỉ phép, tăng ca, giải trình công của nhân viên phải qua nhiều bước phê duyệt bằng giấy tờ, tốn thời gian và làm giảm sự linh hoạt trong vận hành.

📣Truyền thông nội bộ kém hiệu quả:

Việc truyền tải các chính sách, thông báo quan trọng đến hàng trăm, hàng ngàn công nhân không sử dụng máy tính thường xuyên là một vấn đề. Nhân viên khó tiếp cận thông tin cá nhân như bảng công, phiếu lương, hoặc các phúc lợi được hưởng.

⚙️Tự động hóa mọi tính toán:

Phần mềm tính lương tự động loại bỏ hoàn toàn việc tính toán thủ công phức tạp. Nó tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, tính toán lương cơ bản, lương tăng ca, phụ cấp, thưởng KPI, và các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế TNCN theo công thức đã cài đặt. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức của bộ phận nhân sự và kế toán.

✅Độ chính xác tuyệt đối:

Bằng cách áp dụng các thuật toán và công thức chuẩn, phần mềm đảm bảo mọi phép tính đều chính xác, loại bỏ lỗi do con người. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt mà còn xây dựng niềm tin vững chắc từ phía nhân viên.

✨Linh hoạt cấu hình chính sách:

Một phần mềm tính lương tốt cho phép người dùng tự định nghĩa các thành phần lương, phụ cấp, thưởng phạt và công thức tính toán. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành sản xuất, nơi các chính sách lương thưởng thường xuyên thay đổi để phù hợp với mục tiêu sản xuất và biến động thị trường.

🔄Cập nhật quy định liên tục:

Các nhà cung cấp phần mềm tính lương tuân thủ pháp luật thường xuyên cập nhật hệ thống để phản ánh những thay đổi mới nhất trong Bộ luật Lao động, Luật Thuế Thu nhập cá nhân, các quy định về Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp luôn hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, tránh rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có.

🧾Tự động tính toán các khoản trích nộp:

Hệ thống tự động tính toán và lập báo cáo các khoản trích nộp bảo hiểm, thuế theo đúng tỷ lệ và quy định hiện hành, giúp bộ phận kế toán tổng hợp dễ dàng tổng hợp và kê khai.

📊Lập báo cáo chuẩn xác:

Phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo BHXH theo chuẩn quy định, giúp doanh nghiệp dễ dàng nộp cho các cơ quan chức năng và phục vụ công tác kiểm toán nội bộ.

📱Minh bạch thông tin lương:

Thông qua cổng thông tin nhân sự hoặc ứng dụng di động, nhân viên có thể tự truy cập và xem phiếu lương, bảng công, thông tin cá nhân của mình mọi lúc, mọi nơi. Sự minh bạch này giúp nhân viên hiểu rõ cách tính lương, giảm thắc mắc và tăng cường sự tin tưởng.

🙋Tự phục vụ tiện lợi:

Nhân viên có thể chủ động gửi các yêu cầu như đăng ký nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ trực tuyến. Các yêu cầu này sẽ được chuyển đến cấp quản lý phê duyệt một cách nhanh chóng, giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự.

💬Truyền thông hiệu quả:

Phần mềm quản lý tiền lương tích hợp cổng thông tin nhân sự còn là kênh truyền thông hiệu quả, giúp ban lãnh đạo dễ dàng phổ biến các chính sách mới, tin tức nội bộ, sự kiện công ty đến toàn thể nhân viên, kể cả những người không làm việc tại văn phòng.

⚙️1. Khả năng tùy biến và linh hoạt:

Hệ thống phải cho phép doanh nghiệp tự định nghĩa các thành phần lương, công thức tính toán phức tạp, ca kíp làm việc đặc thù của ngành sản xuất (lương theo sản phẩm, thưởng năng suất, phụ cấp độc hại).

🔗2. Khả năng tích hợp:

Phần mềm tính lương lý tưởng cần tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện có như máy chấm công, hệ thống ERP, phần mềm kế toán. Điều này đảm bảo dòng chảy dữ liệu liên tục và chính xác.

⏱️3. Tính năng quản lý chấm công mạnh mẽ:

Với số lượng nhân sự lớn và nhiều ca làm việc, khả năng quản lý chấm công đa dạng (từ máy vân tay, thẻ từ, đến GPS, QR code qua ứng dụng di động), tự động xử lý và tổng hợp bảng công là yếu tố then chốt.

⚖️4. Tuân thủ pháp luật và cập nhật liên tục:

Đảm bảo phần mềm luôn được cập nhật theo các quy định mới nhất về luật lao động, thuế, bảo hiểm để tránh mọi rủi ro pháp lý.

👍5. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng:

Với đối tượng người dùng đa dạng từ nhân sự, kế toán đến quản lý và nhân viên, giao diện cần trực quan, dễ học và thao tác.

🔒6. Khả năng mở rộng và bảo mật:

Hệ thống phải có khả năng mở rộng để đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu nhân sự nhạy cảm.

🤝7. Dịch vụ hỗ trợ và đào tạo:

Một nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp và chương trình đào tạo bài bản sẽ giúp doanh nghiệp triển khai và vận hành hệ thống hiệu quả.

🏢Quản lý Tổ chức:

Cho phép thiết lập linh hoạt các mô hình cơ cấu tổ chức phức tạp, phù hợp với nhiều phòng ban, xưởng sản xuất, chi nhánh của doanh nghiệp sản xuất. Dễ dàng tạo, sáp nhập, giải thể phòng ban và chuẩn hóa chức danh.

👤Quản lý Hồ sơ Nhân sự:

Phân hệ trung tâm lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên, từ sơ yếu lý lịch, thông tin tài khoản ngân hàng, thông tin người phụ thuộc, đến lịch sử công tác, các quyết định điều chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, và quá trình hợp đồng lao động. Đặc biệt, GoHR cho phép thiết lập không giới hạn các loại phúc lợi, phụ cấp (như phụ cấp độc hại, phụ cấp ca đêm – rất phổ biến trong ngành sản xuất) và cách chi trả linh hoạt.

✅Quản lý Chấm công:

Đây là một điểm mạnh của GoHR, đặc biệt phù hợp với ngành sản xuất. Hệ thống cho phép thiết lập linh hoạt các ký hiệu chấm công, ca làm việc, lịch làm việc đa dạng. Dữ liệu chấm công có thể được lấy tự động từ máy chấm công, qua App GoHr (sử dụng GPS hoặc quét mã QR), hoặc nhập từ file Excel. Sau khi nhân viên giải trình (nếu có), hệ thống sẽ tự động xử lý và tổng hợp bảng công chi tiết, là cơ sở chính xác để tính lương.

💰Quản lý Tính lương:

Phân hệ cốt lõi này tự động hóa hoàn toàn quy trình tính lương.

• Thiết lập công thức động: GoHR vượt trội với khả năng cho phép người dùng tự định nghĩa các thành phần lương (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng năng suất, lương sản phẩm) và thiết lập công thức tính lương cho từng thành phần đó. Điều này giúp hệ thống đáp ứng mọi chính sách lương phức tạp của doanh nghiệp sản xuất mà không cần can thiệp từ nhà cung cấp.
• Tính lương KPI và Thuế TNCN: Hệ thống có khả năng tích hợp dữ liệu KPI để tính lương hiệu suất, thúc đẩy năng suất lao động, và tự động tính toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định nhà nước một cách chính xác. Đây chính là một phần mềm tính lương tuân thủ pháp luật điển hình.

🤳Tự phục vụ (Self-Service) mọi lúc, mọi nơi:

Nhân viên có thể dễ dàng chấm công online (đặc biệt khi làm việc tại các công trường, hoặc khu vực không có máy chấm công), xem phiếu lương, bảng công chi tiết, thông tin cá nhân, đăng ký nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ ngay trên điện thoại di động của mình.

⚡Tương tác và Phê duyệt nhanh chóng:

Các cấp quản lý có thể nhận thông báo và phê duyệt các yêu cầu của nhân viên ngay lập tức qua App GoHr, đẩy nhanh quy trình và tối ưu hóa thời gian.

📢Truyền thông Nội bộ hiệu quả:

Phần mềm quản lý tiền lương tích hợp cổng thông tin nhân sự còn là kênh truyền thông hiệu quả, giúp ban lãnh đạo dễ dàng phổ biến các chính sách mới, tin tức nội bộ, sự kiện công ty đến toàn thể nhân viên, kể cả những người không làm việc tại văn phòng.

👑Đối với Ban Lãnh đạo:

Cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự, quỹ lương, chi phí lao động, giúp đưa ra quyết định chiến lược về sản xuất và kinh doanh. Tiết kiệm chi phí quản lý, tránh thất thoát và hiện đại hóa quy trình.

👩‍💼Đối với Bộ phận Nhân sự:

Giảm đáng kể thời gian cho các công việc thủ công, chấm công và tính lương được tự động hóa, nhanh chóng và chính xác. Các cảnh báo tự động về hợp đồng hết hạn, đến kỳ đóng bảo hiểm giúp quản lý hiệu quả hơn.

👷Đối với Toàn bộ Nhân viên:

Minh bạch thông tin, chủ động trong các yêu cầu nhân sự, nâng cao sự hài lòng và gắn kết với doanh nghiệp.