Quản lý Tính lương: 5 Bước Tối ưu Tuyệt đỉnh cùng GoHR 2025

5 Bước Quản lý Tính lương Hiệu quả 

Quản lý Tính lương – một trong những nhiệm vụ cốt lõi, nhạy cảm và phức tạp nhất của bộ phận nhân sự, đặc biệt là với Trưởng phòng Nhân sự, Chuyên viên C&B, Kế toán tiền lương và các Chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc chi trả lương không chỉ dừng lại ở việc chuyển khoản đúng hạn, mà còn là cả một nghệ thuật về sự chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Một hệ thống Quản lý Tính lương yếu kém có thể gây ra hàng loạt hệ lụy nghiêm trọng: từ sự bất mãn của nhân viên, vi phạm pháp luật lao động, đến những tổn thất tài chính không đáng có cho doanh nghiệp.

Bài viết này, với góc nhìn chuyên sâu từ một chuyên gia quản trị nhân sự, sẽ đi sâu phân tích những “nỗi đau” thường gặp trong Quản lý Tính lương và cung cấp một lộ trình 5 bước để tối ưu hóa quy trình trả lương, đảm bảo cách tính lương chính xác nhất. Đặc biệt, chúng ta sẽ khám phá cách mà phần mềm tính lương thế hệ mới như GoHR, với App GoHr tiện lợi, trở thành một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức.

Quản lý Tính lương: Những “Nỗi Đau” Thầm Kín Trong Doanh Nghiệp

Mặc dù đóng vai trò quan trọng, Quản lý Tính lương thường là gánh nặng lớn với nhiều doanh nghiệp. Những thách thức này không chỉ gây tốn kém thời gian, công sức mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính:

• 🎯Áp lực Tuân thủ Pháp luật và Thay đổi Chính sách: Các quy định về lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thay đổi liên tục và phức tạp. Việc không cập nhật hoặc áp dụng sai quy định có thể dẫn đến phạt hành chính, truy thu và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp. Đây là nỗi lo thường trực của mọi đơn vị phụ trách Quản lý Tính lương.
• 🎯Đảm bảo Tính Chính xác và Kịp thời: Sai sót trong cách tính lương chính xác, dù là nhỏ nhất, cũng có thể gây ra sự bất mãn lớn từ phía nhân viên, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và niềm tin vào công ty. Việc chậm trễ chi trả lương còn tệ hơn, có thể dẫn đến kiện tụng và tổn hại hình ảnh.
• 🎯Quản lý Dữ liệu Nhân viên cồng kềnh: Thông tin nhân viên, hợp đồng, chính sách lương, phụ cấp, giờ công, phép năm… là một khối lượng dữ liệu khổng lồ, phân tán và khó kiểm soát nếu thực hiện thủ công. Việc tìm kiếm, đối chiếu và cập nhật trở thành cơn ác mộng.
• 🎯Thiếu Minh bạch và Khả năng Truy vấn: Nhân viên thường có nhu cầu hiểu rõ về cách tính lương của mình. Nếu không có cơ chế rõ ràng để họ truy cập thông tin, sẽ dễ phát sinh thắc mắc, khiếu nại và làm giảm sự tin tưởng.
• 🎯Rủi ro Sai sót và Gian lận: Khi quy trình trả lương phụ thuộc quá nhiều vào các thao tác thủ công và bảng tính Excel, nguy cơ sai sót do lỗi người dùng, hoặc thậm chí là gian lận, là rất cao. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quỹ lương và tài chính doanh nghiệp.
• 🎯Tốn kém Thời gian và Nguồn lực: Với các doanh nghiệp đang phát triển, số lượng nhân viên tăng lên kéo theo sự phức tạp trong Quản lý Tính lương. Bộ phận HR/C&B phải dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại, khiến họ không còn thời gian để tập trung vào các chiến lược phát triển nguồn nhân lực khác.

Những “nỗi đau” này đòi hỏi một giải pháp quản lý tính lương không chỉ hiệu quả mà còn phải thông minh và tự động.

5 Bước Quy Trình Trả Lương Hiệu Quả và Chuẩn Xác

Để khắc phục những thách thức trên, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình trả lương có hệ thống, chuẩn xác và linh hoạt. Dưới đây là 5 bước trọng yếu:

Bước 1: Thu thập Dữ liệu Nhân viên – Nền tảng của Cách tính lương chính xác

Trước khi có thể tính toán bất kỳ khoản lương nào, việc đầu tiên và quan trọng nhất là phải có đầy đủ, chính xác và cập nhật các thông tin của nhân viên. Dữ liệu này bao gồm:

• 👉Thông tin cá nhân: Họ tên, mã số nhân viên, thông tin liên hệ, căn cước công dân.
• 👉Thông tin hợp đồng lao động: Loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chức danh, phòng ban.
• 👉Thông tin về lương cơ bản, phụ cấp (nếu có), các khoản trợ cấp khác.
• 👉Thông tin về người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thuế TNCN.
• 👉Dữ liệu chấm công: Tổng số giờ làm việc, ngày công, số giờ làm thêm, ngày nghỉ phép…

Giải pháp với GoHR: Với phân hệ “Quản lý Hồ sơ Nhân sự” của GoHR, doanh nghiệp có thể tập trung hóa toàn bộ dữ liệu nhân viên vào một nơi duy nhất. Mọi thông tin, từ sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, hợp đồng lao động đến các phúc lợi và phụ cấp đều được lưu trữ một cách có cấu trúc. Đặc biệt, App GoHr còn giúp nhân viên chủ động cập nhật một số thông tin cá nhân, giảm tải công việc cho bộ phận HR và đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát chặt chẽ, tạo nền tảng vững chắc cho cách tính lương chính xác.

Bước 2: Xây dựng Cơ cấu và Công thức Tính lương – Chìa khóa minh bạch

Mỗi doanh nghiệp có thể có một cơ cấu lương thưởng riêng biệt. Việc thiết lập rõ ràng các thành phần lương (lương cơ bản, phụ cấp, hoa hồng, thưởng KPI) và các khoản khấu trừ (thuế TNCN, bảo hiểm, các khoản tạm ứng) là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính minh bạch và công bằng.

Giải pháp với GoHR: GoHR cung cấp khả năng “Thiết lập Thang – Bảng lương” linh hoạt, cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống thang, ngạch, bậc lương theo đúng quy định nội bộ. Hơn nữa, tính năng “Thiết lập công thức động” là một điểm cộng lớn, cho phép người dùng tự định nghĩa các thành phần lương và công thức tính cho từng thành phần đó mà không cần sự can thiệp từ nhà cung cấp. Điều này giúp hệ thống phần mềm tính lương GoHR đáp ứng được mọi chính sách lương phức tạp và đặc thù của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa quy trình trả lương.

Bước 3: Xử lý Chấm công và Tính toán lương gộp – Đảm bảo tính kịp thời

Dữ liệu chấm công là yếu tố đầu vào quan trọng nhất để tính toán lương thực tế. Việc thu thập, xử lý và tổng hợp dữ liệu chấm công cần phải chính xác và kịp thời. Bất kỳ sai sót nào ở bước này cũng sẽ kéo theo sai sót trong toàn bộ quy trình trả lương.

Giải pháp với GoHR: GoHR tự động hóa toàn bộ quy trình chấm công với sự linh hoạt tối đa. Dữ liệu có thể được lấy tự động từ máy chấm công, hoặc thông qua App GoHr bằng định vị GPS/quét mã QR, hay thậm chí nhập từ file Excel. Sau khi nhân viên giải trình các thiếu sót (nếu có), hệ thống sẽ tự động xử lý và tổng hợp ra bảng công chi tiết, làm cơ sở chính xác để tính lương. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian thủ công và sai sót, đảm bảo tính kịp thời cho quá trình Quản lý Tính lương.

Bước 4: Tính toán Thuế & Bảo hiểm, và các Khoản Khấu trừ – Tuân thủ Quy định Pháp luật

Đây là bước đòi hỏi sự chính xác cao và khả năng cập nhật liên tục các quy định pháp luật. Việc tính toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và các khoản khấu trừ khác (như đoàn phí, tạm ứng…) phải tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản pháp luật hiện hành.

Giải pháp với GoHR: Phần mềm tính lương GoHR được thiết kế để tự động cập nhật và áp dụng các quy định thuế, bảo hiểm mới nhất của nhà nước. Hệ thống có khả năng tự động tính toán thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần, tính các khoản bảo hiểm bắt buộc dựa trên thông tin nhân viên và các khoản khấu trừ khác theo quy định doanh nghiệp. Điều này giúp các doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị phạt và đơn giản hóa đáng kể công việc của kế toán tiền lương trong Quản lý Tính lương.

Bước 5: Phát hành và Quản lý Bảng lương – Tối ưu trải nghiệm nhân viên

Sau khi hoàn tất tính toán, việc phát hành phiếu lương cho nhân viên và lưu trữ bảng lương là bước cuối cùng. Phiếu lương cần rõ ràng, dễ hiểu và có thể truy cập dễ dàng bởi nhân viên. Việc lưu trữ dữ liệu cần an toàn, bảo mật và dễ dàng cho việc truy xuất báo cáo sau này.

Giải pháp với GoHR: App GoHr – Cổng thông tin nhân sự trên di động – là một điểm đột phá trong quy trình trả lương và Quản lý Tính lương. Nhân viên có thể dễ dàng xem phiếu lương, bảng công, thông tin cá nhân mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại của mình. Điều này không chỉ tăng cường sự minh bạch, giảm bớt thắc mắc mà còn nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Đối với quản lý, GoHR cung cấp hệ thống báo cáo thống kê trực quan, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về quỹ lương và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.

Giải Pháp Toàn Diện Cho Quản lý Tính lương Với GoHR

Từ những bước quy trình trên, có thể thấy rằng việc áp dụng một phần mềm tính lương chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để tối ưu hóa Quản lý Tính lương. GoHR không chỉ là một phần mềm tính lương thông thường mà là một hệ thống quản trị nhân sự toàn diện, cung cấp một giải pháp quản lý tính lương hiệu quả vượt trội.

Các công cụ theo dõi thời gian nâng cao của nhân viên và lập lịch đơn giản tự động đồng bộ hóa với Nhân sự, Phúc lợi và Bảng lương thực .

Cấu hình quy trình tính lương một cách dễ dàng, linh hoạt

Linh hoạt để định cấu hình bất kỳ loại cấu trúc lương nào dựa trên ngành hoặc loại hình kinh doanh

• Tạo nhiều nhóm bảng lương cho phòng, ban, công ty con, tập đoàn
• Thiết lập đa dạng phần tử lương
• Đa dạng loại lương: Thời gian, sản phẩm, KPI, OKR
• Tùy chỉnh phiếu lương dễ dàng

Chạy bảng lương nhanh chóng trong 1 phút

Trình hướng dẫn chạy bảng lương cho phép bạn kiểm soát nhanh chóng các thành phần bị thiếu và chỉnh sửa để tạo ra bảng lương chính xác nhanh chóng

• Chạy bảng lương trong 1 click chuột với 1 phút
• Điều chỉnh nhanh chóng, dễ dàng
• Gửi phiếu lương nhanh chóng tới nhân viên qua Mobile App, Email

Thiết lập công thức lương động dễ dàng bằng kéo thả trực quan

GoHR định nghĩa các phần tử lương trực quan, bạn chỉ cần kéo thả vào công thức như viết văn bản của bạn mà không cần tới chuyên môn Công nghệ

• Phần tử lương trực quan
• Thiết lập công thức kéo thả trực quan
• Dễ dàng điều chỉnh, kiểm soát

Tính lương thời gian

Cho phép xây dựng hệ thống thang bảng lương theo đúng quy định đang áp dụng tại tổ chức

• Thiết lập thang – ngạch – bậc lương
• Lương cơ bản, lương bảo hiểm
• Các khoản khấu trừ người phụ thuộc
• Các mức BHXH, thuế TNCN
• Các loại phụ cấp, giảm trừ, khoản chịu thuế theo quy tắcChính sách lương GROSS, NET…

Tính lương năng suất (sản phẩm)

Dễ dàng tính lương năng suất cho các bộ phận sản xuất tại các nhà máy hoặc các bộ phận khác chạy theo sản phẩm, KPI.

• Thiết lập cấu hình các phần tử lương năng suất, KPI
• Thiết lập công thức tính lương, KPI
• Import bảng công năng suất để tính lương
• Hoặc tích hợp với phần mềm tính năng suất, KPI
• Tạo bảng lương và phiếu lương

Quản lý tạm ứng lương, quyết toán lương

GoHR dễ dàng cho phép tạm ứng lương và quyết toán lương, đưa vào trong bảng lưởng nhanh chóng, đơn giản

• Đề xuất ứng lương, duyệt qua Moblie App
• Cấu hình quy định về ứng lương, mức ứng…
• Hạch toán vào kỳ lương, phiếu lương

Tính thuế TNCN

Đơn giản và linh hoạt

• Thiết lập các công thức, phần tử thuế TNCN
• Biểu mẫu đăng ký MST Online
• Định nghĩa các loại phụ cấp, khấu trừ sau thuế
• Tính thuế TNCN căn cứ luật Việt Nam
• Quyết toán thuế TNCN
• Báo cáo thuế TNCN

Quản lý bảo hiểm BHXH

Bảo hiểm được tính dựa trên quy định của luật pháp Việt Nam hoặc các điều kiện mong muốn tốt hơn của doanh nghiệp

• Thiết lập mức và tính BHXH dựa trên luật Việt Nam
• Quy định các trường hợp đóng bảo hiểm
• Theo dõi quá trình đóng BHXH của nhân viên
• Quản lý biến động bảo hiểm
• Báo cáo BHXH để ra quyết định

Thiết lập & Gửi phiếu lương trong tích tắc

Với thiết lập dễ dàng và các định dạng khác nhau có sẵn, bạn có thể tạo phiếu lương theo lựa chọn của mình và phân phối chúng trên ứng dụng di động, email hoặc bằng bản in

• Thiết lập các công thức, phần tử thuế TNCN
• Biểu mẫu đăng ký MST Online
• Định nghĩa các loại phụ cấp, khấu trừ sau thuế
• Tính thuế TNCN căn cứ luật Việt Nam
• Quyết toán thuế TNCN
• Báo cáo thuế TNCN

Tại Sao GoHR Là Lựa Chọn Hàng Đầu Cho Quản lý Tính lương Của Bạn?

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và yêu cầu ngày càng cao về quản trị nguồn nhân lực, việc đầu tư vào một giải pháp quản lý tính lương hiện đại là không thể thiếu. GoHR không chỉ đơn thuần là một phần mềm tính lương mà còn là một đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp:

• ✅Tiết kiệm Chi phí và Thời gian: Tự động hóa các công việc lặp lại, giảm thiểu sai sót thủ công, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành và giải phóng nguồn lực quý giá của bộ phận HR.
• ✅Tăng cường Chính xác và Minh bạch: Đảm bảo cách tính lương chính xác đến từng chi tiết nhỏ nhất, tăng cường sự minh bạch trong quy trình trả lương thông qua App GoHr và hệ thống báo cáo.
• ✅Tuân thủ Pháp luật: Liên tục cập nhật các quy định mới về thuế và bảo hiểm, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
• ✅Nâng cao Hài lòng Nhân viên: Cung cấp trải nghiệm tự phục vụ tiện lợi, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và hiểu rõ về quyền lợi của mình.
• ✅Hỗ trợ Ra quyết định: Cung cấp cái nhìn toàn diện về quỹ lương và tình hình nhân sự, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn.

Với cấu trúc module toàn diện, từ quản lý tổ chức, hồ sơ nhân sự, chấm công đến Quản lý Tính lương và cổng thông tin nhân sự (Mobile App), GoHR thực sự là một giải pháp đồng bộ và mạnh mẽ, được thiết kế để giải quyết mọi “nỗi đau” trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp bạn.

Kết Luận

Quản lý Tính lương không còn là một tác vụ hành chính đơn thuần mà đã trở thành một chức năng chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc áp dụng một quy trình trả lương khoa học cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm tính lương chuyên nghiệp như GoHR sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả.

Hãy để GoHR trở thành cánh tay đắc lực, biến Quản lý Tính lương từ một gánh nặng thành một lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp bạn phát triển vững mạnh trong kỷ nguyên số.

Liên hệ ngay với GoHR để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện nhất!