Chào mừng bạn đến với thế giới của quản trị nhân sự hiện đại! Với tư cách là một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này, tôi rất vui được đồng hành cùng bạn trên hành trình khám phá và làm chủ công cụ mạnh mẽ: phần mềm quản lý nhân sự. Đặc biệt, nếu bạn đang hoạt động trong ngành Tài chính & Ngân hàng – một lĩnh vực đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và tuân thủ cao – thì việc thành thạo phần mềm này càng trở nên thiết yếu.
Bài viết này được thiết kế như một tài liệu hướng dẫn phần mềm nhân sự chi tiết, từng bước một, dành riêng cho những người dùng mới như bạn. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR một cách hiệu quả nhất, không chỉ để vận hành các tác vụ hàng ngày mà còn để biến dữ liệu nhân sự thành những thông tin chiến lược giá trị. Hãy chuẩn bị tinh thần để khám phá một công cụ có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức mình!
5 Bước Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR hiệu quả
Trong bối cảnh ngành Tài chính & Ngân hàng đầy biến động và cạnh tranh, nguồn nhân lực không chỉ là tài sản quý giá mà còn là yếu tố then chốt tạo nên lợi thế khác biệt. Tuy nhiên, quản trị nguồn nhân lực trong các tổ chức tài chính lớn thường đối mặt với vô vàn thách thức:
🏢Quy mô lớn và phân tán:
Hàng ngàn nhân viên trải dài khắp các chi nhánh, phòng giao dịch, đòi hỏi hệ thống quản lý thông tin phức tạp.
💰Chính sách lương thưởng và phúc lợi đa dạng, phức tạp:
Ngân hàng thường có các chế độ đãi ngộ đặc thù, liên quan đến hiệu suất kinh doanh (KPIs), các loại phụ cấp, hoa hồng, và các quy định riêng của ngành, khiến việc tính toán thủ công trở thành “cơn ác mộng”.
⚖️Yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt:
Các quy định của Ngân hàng Nhà nước, pháp luật lao động, thuế thu nhập cá nhân… đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong mọi nghiệp vụ nhân sự để tránh rủi ro pháp lý.
🔒Bảo mật dữ liệu nhạy cảm:
Thông tin tài chính, thông tin cá nhân của nhân viên cần được bảo vệ ở mức cao nhất.
🔄Tỷ lệ biến động nhân sự:
Áp lực công việc cao có thể dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc nhất định, đòi hỏi quy trình tuyển dụng và đào tạo liên tục.
Những “nỗi đau” này không chỉ tiêu tốn thời gian, nguồn lực mà còn có thể dẫn đến sai sót, thiếu minh bạch và làm giảm sự hài lòng của nhân viên. Đó là lúc Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trở thành chìa khóa để giải quyết vấn đề. Và giải pháp mà chúng tôi tin tưởng giới thiệu đến bạn là Phần mềm quản trị nhân sự GoHR.
GoHR không chỉ là một công cụ, mà là một đối tác chiến lược giúp ngành Tài chính & Ngân hàng:
- ✔️Tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu suất: Tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu sai sót, giải phóng đội ngũ HR tập trung vào các sáng kiến có giá trị cao hơn.
- ✔️Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ: Tự động tính toán lương, thuế, bảo hiểm theo đúng quy định, với các cảnh báo thông minh, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý.
- ✔️Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Cung cấp kênh tự phục vụ tiện lợi, giúp nhân viên chủ động tra cứu thông tin, gửi yêu cầu mọi lúc mọi nơi.
- ✔️Cung cấp dữ liệu chiến lược: Hệ thống báo cáo toàn diện giúp ban lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc về tình hình nhân sự, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
Vậy, làm thế nào để khai thác tối đa sức mạnh của GoHR? Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm HRM GoHR chi tiết, từng bước một, như một buổi training phần mềm nhân sự thực thụ.
5 Bước Sử Dụng GoHR Hiệu Quả
| Bước | Tiêu đề chính | Mục tiêu |
|---|---|---|
| 1 | Bắt Đầu Với GoHR: Hiểu Rõ Nhu Cầu & Khởi Tạo Hệ Thống | Thiết lập cấu trúc tổ chức và nhập liệu cơ bản |
| 2 | Chuẩn Hóa Dữ Liệu & Thiết Lập Chế Độ trên GoHR | Cấu hình các chính sách về hợp đồng, phúc lợi và thang bảng lương |
| 3 | Vận Hành Cốt Lõi: Quản Lý Chấm Công và Tính Lương Hiệu Quả với GoHR | Tự động hóa quy trình chấm công và tính lương, đảm bảo độ chính xác và tuân thủ |
| 4 | Tối Ưu Tương Tác với GoHR Mobile App: Cổng Thông Tin Nhân Sự Hiện Đại | Nâng cao trải nghiệm nhân viên, giảm tải công việc hành chính cho HR và tăng cường tương tác nội bộ |
| 5 | Đánh Giá, Báo Cáo & Liên Tục Cải Tiến với GoHR | Cung cấp thông tin chuyên sâu cho ban lãnh đạo, đảm bảo tính bảo mật và liên tục cải thiện hiệu quả hệ thống |
Tổng quan Lộ trình 5 bước làm chủ GoHR
1. Khởi Tạo Hệ Thống
Hiểu rõ nhu cầu và thiết lập cấu trúc cơ bản.
2. Chuẩn Hóa Dữ Liệu
Cấu hình hợp đồng, phúc lợi, thang lương.
3. Vận Hành Cốt Lõi
Quản lý chấm công và tính lương tự động.
4. Tối Ưu Tương Tác
Sử dụng Mobile App và cổng thông tin nhân sự.
5. Đánh Giá & Cải Tiến
Khai thác báo cáo, bảo mật và tối ưu liên tục.
Bước 1: Bắt Đầu Với GoHR: Hiểu Rõ Nhu Cầu & Khởi Tạo Hệ Thống
Đây là nền tảng vững chắc để bạn làm chủ Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR. Khi bạn vừa được cấp tài khoản dùng thử hoặc mới triển khai, việc đầu tiên là nắm bắt cấu trúc và nhập liệu ban đầu.
Mục tiêu: Thiết lập cấu trúc tổ chức và nhập liệu cơ bản, tạo nền tảng dữ liệu vững chắc.
Cách thực hiện:
1. Đăng nhập và Làm Quen Giao Diện:
- •Sử dụng tài khoản và mật khẩu được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống GoHR.
- •Dành chút thời gian để lướt qua các menu chính, các phân hệ (modules) như “Quản lý Tổ chức”, “Quản lý Hồ sơ Nhân sự”, “Quản lý Chấm công”, “Quản lý Tính lương”, “Cổng thông tin Nhân sự”. Giao diện GoHR được thiết kế trực quan, thân thiện, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm chức năng.
2. Thiết Lập Cấu Trúc Tổ Chức (Phân hệ Quản lý Tổ chức):
- •Trong ngành Tài chính & Ngân hàng, cấu trúc thường rất đa dạng với Hội sở, các Khối, Phòng ban, Chi nhánh, Phòng giao dịch. GoHR cho phép bạn xây dựng mô hình này một cách linh hoạt.
- •Truy cập module “Quản lý Tổ chức”.
- •Tạo cây thư mục cho các phòng ban, bộ phận, chi nhánh theo đúng sơ đồ tổ chức của công ty bạn. Bạn có thể dễ dàng khởi tạo, sáp nhập, hoặc giải thể các đơn vị.
- •Chuẩn hóa hệ thống chức danh để đảm bảo tính nhất quán trong toàn hệ thống.
3. Nhập Liệu Hồ Sơ Nhân Sự Ban Đầu (Phân hệ Quản lý Hồ sơ Nhân sự):
- •Đây là bước quan trọng để đưa dữ liệu nhân viên hiện có của bạn vào hệ thống.
- •Bạn có thể nhập liệu từng nhân viên một hoặc sử dụng chức năng nhập liệu hàng loạt (import từ file Excel) để tiết kiệm thời gian.
- •Đảm bảo các thông tin cơ bản như Họ tên, Mã nhân viên, Ngày sinh, Giới tính, Phòng ban, Chức vụ, Ngày vào làm, Loại hợp đồng được nhập chính xác.
💡Mẹo:
Đối với ngành Tài chính & Ngân hàng, hãy chú ý nhập đầy đủ các trường thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng, thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thuế TNCN ngay từ đầu.
Bước 2: Chuẩn Hóa Dữ Liệu & Thiết Lập Chế Độ trên GoHR
Sau khi có cấu trúc và hồ sơ cơ bản, bước tiếp theo trong Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR là đi sâu vào việc chuẩn hóa thông tin và thiết lập các chính sách quan trọng.
Mục tiêu: Cấu hình các chính sách về hợp đồng, phúc lợi và thang bảng lương để phù hợp với quy định công ty và ngành.
Cách thực hiện:
1. Quản Lý Các Quá Trình (Phân hệ Quản lý Hồ sơ Nhân sự):
- •Sử dụng module này để theo dõi toàn bộ lịch sử công tác của nhân viên.
- •Hợp đồng lao động: Nhập liệu các hợp đồng hiện hành, thiết lập ngày hết hạn. GoHR sẽ tự động cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp HR chủ động trong việc gia hạn hoặc chấm dứt.
- •Quyết định: Ghi nhận các quyết định tiếp nhận, điều chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về quá trình phát triển của từng nhân sự.
2. Thiết Lập Phúc Lợi và Phụ Cấp (Phân hệ Quản lý Hồ sơ Nhân sự):
- •Ngành Ngân hàng có nhiều loại phụ cấp đặc thù (ví dụ: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp đặc biệt cho các chi nhánh ở vùng khó khăn). GoHR cho phép bạn tùy chỉnh không giới hạn.
- •Tạo các loại phụ cấp và phúc lợi (sinh nhật, hiếu hỉ, thăm hỏi ốm đau…).
- •Thiết lập cách chi trả linh hoạt: theo chức danh, theo phòng ban, theo từng cá nhân.
⚠️Quan trọng:
Đảm bảo các cấu hình này tuân thủ đúng quy định của công ty và pháp luật hiện hành.
3. Thiết Lập Thang – Bảng Lương (Phân hệ Quản lý Hồ sơ Nhân sự):
- •Đây là một trong những điểm mạnh của Phần mềm quản trị nhân sự GoHR, đặc biệt hữu ích cho ngành có cơ cấu lương phức tạp như Tài chính & Ngân hàng.
- •Xây dựng hệ thống thang, ngạch, bậc lương rõ ràng, minh bạch.
- •Gán từng nhân viên vào đúng bậc lương tương ứng. Việc này làm cơ sở cho việc tính lương tự động sau này.
Bước 3: Vận Hành Cốt Lõi: Quản Lý Chấm Công và Tính Lương Hiệu Quả với GoHR
Đây là trái tim của hệ thống, nơi bạn sẽ thấy rõ nhất giá trị tự động hóa của GoHR và cách nó giúp giải quyết các “nỗi đau” về tính toán phức tạp.
Mục tiêu: Tự động hóa quy trình chấm công và tính lương, đảm bảo độ chính xác và tuân thủ.
Cách thực hiện:
1. Thiết Lập và Quản Lý Chấm Công (Phân hệ Quản lý Chấm công):
⚙️Cấu hình cơ bản:
Định nghĩa các ký hiệu chấm công (đi làm, nghỉ phép, đi công tác…), ca làm việc, lịch làm việc cho từng bộ phận hoặc cá nhân, và các ngày nghỉ lễ theo quy định.
Thu thập dữ liệu chấm công:
- •Tự động từ máy chấm công: GoHR có khả năng tích hợp với nhiều loại máy chấm công phổ biến.
- •Qua Mobile App: Nhân viên có thể chấm công online bằng GPS hoặc quét mã QR ngay trên điện thoại di động – tiện lợi cho các chi nhánh, phòng giao dịch.
- •Import từ Excel: Nếu cần, bạn vẫn có thể nhập dữ liệu thủ công từ file Excel.
✅Xử lý và tổng hợp:
Sau khi thu thập, hệ thống sẽ tự động tổng hợp bảng công. Nhân viên có thể giải trình các thiếu sót (ví dụ: quên chấm công) qua Mobile App, và quản lý cấp trên sẽ phê duyệt. Điều này tạo nên một quy trình khép kín, minh bạch và chính xác, loại bỏ hoàn toàn các bảng chấm công thủ công dễ sai sót.
2. Quản Lý Tính Lương Tự Động (Phân hệ Quản lý Tính lương):
Đây là điểm đột phá của Phần mềm quản trị nhân sự GoHR. Với đặc thù của ngành Tài chính & Ngân hàng, các công thức tính lương thường rất phức tạp (lương cơ bản, phụ cấp, lương KPI, hoa hồng, thuế TNCN, bảo hiểm…).
🧮Thiết lập công thức động:
GoHR cho phép người dùng tự định nghĩa các thành phần lương và công thức tính toán cho từng thành phần đó. Bạn không cần phải chờ đợi nhà cung cấp can thiệp mỗi khi có sự thay đổi chính sách. Đây là một tài liệu hướng dẫn phần mềm nhân sự quan trọng nhất cho phần này.
📈Tích hợp lương KPI:
Hệ thống có khả năng tích hợp dữ liệu KPI từ các hệ thống khác (nếu có) hoặc từ việc nhập liệu trực tiếp để tính toán lương hiệu suất, đảm bảo sự công bằng và động viên nhân viên.
📊Tính toán Thuế TNCN và Bảo hiểm:
Tự động tính toán thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến và các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp theo quy định hiện hành, giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo tuân thủ.
📄Tạo phiếu lương và báo cáo chi trả:
Hệ thống tự động tạo phiếu lương điện tử cho từng nhân viên và các báo cáo chi trả tổng hợp, sẵn sàng cho bộ phận kế toán.
Bước 4: Tối Ưu Tương Tác với GoHR Mobile App: Cổng Thông Tin Nhân Sự Hiện Đại
Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR không chỉ dành cho đội ngũ HR mà còn là công cụ hữu ích cho toàn bộ nhân viên và quản lý. Phân hệ Cổng thông tin Nhân sự trên Mobile App là minh chứng rõ ràng nhất.
Mục tiêu: Nâng cao trải nghiệm nhân viên, giảm tải công việc hành chính cho HR và tăng cường tương tác nội bộ.
Cách thực hiện:
1. Giới Thiệu và Hướng Dẫn Nhân Viên Sử Dụng Mobile App:
- •Đây là một phần quan trọng của training phần mềm nhân sự cho toàn bộ công ty.
- •Khuyến khích nhân viên tải ứng dụng GoHR trên App Store hoặc Google Play.
- •Hướng dẫn họ đăng nhập bằng tài khoản được cấp.
2. Khai Thác Các Tính Năng Tự Phục Vụ (Self-Service):
- •Chấm công online: Nhân viên có thể chấm công ngay trên điện thoại khi đến hoặc rời công ty/chi nhánh.
- •Xem thông tin cá nhân: Tự truy cập và cập nhật thông tin cá nhân (địa chỉ, số điện thoại…).
- •Xem bảng công & phiếu lương: Kiểm tra chi tiết giờ làm, ngày nghỉ, và các thành phần lương thưởng mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu thắc mắc về lương từ phía nhân viên.
- •Đăng ký trực tuyến: Yêu cầu nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ, đi công tác… Các yêu cầu này sẽ được gửi trực tiếp đến quản lý cấp trên để phê duyệt.
3. Tương Tác và Phê Duyệt cho Cấp Quản Lý:
- •Quản lý cấp trung có thể nhận thông báo tức thì và phê duyệt các yêu cầu của nhân viên (nghỉ phép, làm thêm giờ…) ngay trên ứng dụng di động, giúp quy trình diễn ra nhanh chóng, thông suốt.
4. Kênh Truyền Thông Nội Bộ:
- •Sử dụng Mobile App của GoHR để cập nhật các tin tức, sự kiện, chính sách mới nhất từ công ty đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bước 5: Đánh Giá, Báo Cáo & Liên Tục Cải Tiến với GoHR
Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không dừng lại ở việc vận hành hàng ngày mà còn ở khả năng tận dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược.
Mục tiêu: Cung cấp thông tin chuyên sâu cho ban lãnh đạo, đảm bảo tính bảo mật và liên tục cải thiện hiệu quả hệ thống.
Cách thực hiện:
1. Khai Thác Hệ Thống Báo Cáo (Phân hệ Tiện ích và Quản trị Hệ thống):
- •GoHR cung cấp nhiều mẫu báo cáo thống kê trực quan theo từng phân hệ.
- •Tạo các báo cáo về tình hình nhân sự (số lượng, biến động, phân bổ theo phòng ban/độ tuổi/giới tính…), chi phí lương, hiệu suất tuyển dụng, tỷ lệ nghỉ việc…
💡Giá trị cho ngành Tài chính & Ngân hàng:
Các báo cáo này giúp ban lãnh đạo ngân hàng có cái nhìn tổng quan về quỹ lương, hiệu quả sử dụng lao động, và xu hướng nhân sự để đưa ra các quyết định chiến lược về tái cấu trúc, mở rộng chi nhánh hay điều chỉnh chính sách đãi ngộ.
2. Sử Dụng Gợi Nhắc Tự Động (Phân hệ Tiện ích và Quản trị Hệ thống):
- •Thiết lập các cảnh báo tự động cho các sự kiện quan trọng như sinh nhật nhân viên, hợp đồng sắp hết hạn, đến kỳ đóng bảo hiểm, hay các chế độ thai sản…
- •Điều này giúp bộ phận HR chủ động, không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào, đặc biệt trong một tổ chức có hàng ngàn nhân viên.
3. Bảo Mật và Quản Trị Hệ Thống (Phân hệ Tiện ích và Quản trị Hệ thống):
🔑Quản trị Người dùng và Phân quyền:
GoHR cho phép bạn tạo tài khoản, phân quyền chi tiết cho từng người dùng dựa trên vai trò, chức năng (xem, sửa, xóa) hoặc theo sơ đồ tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành Tài chính Ngân hàng để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu nhạy cảm.
👣Lưu vết Thao tác (Audit Log):
Hệ thống ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác của người dùng. Điều này rất hữu ích cho việc kiểm soát nội bộ, truy vết khi có vấn đề xảy ra và đảm bảo tính minh bạch.
- •Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư (ví dụ: GDPR nếu có liên quan đến đối tác nước ngoài) bằng cách thường xuyên sao lưu dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ.
4. Đánh Giá và Tối Ưu Hóa Liên Tục:
- •Sau một thời gian sử dụng, hãy định kỳ xem xét cách đội ngũ của bạn đang tận dụng GoHR.
- •Thu thập phản hồi từ người dùng (HR, quản lý, nhân viên) để tìm cách tối ưu hóa các quy trình, khai thác triệt để hơn các tính năng của phần mềm.
- •Luôn cập nhật phiên bản phần mềm mới nhất để tận dụng các tính năng cải tiến và bản vá bảo mật.
Nâng Tầm Quản Trị Nhân Sự với Phần mềm quản trị nhân sự GoHR trong Ngành Tài chính Ngân hàng
Việc làm chủ Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR không chỉ giúp bạn thực hiện các tác vụ hàng ngày một cách trôi chảy mà còn mang lại những lợi ích chiến lược to lớn cho tổ chức của bạn, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của ngành Tài chính & Ngân hàng.
Phần mềm quản trị nhân sự GoHR biến các “nỗi đau” thành lợi thế:
Lợi Ích GoHR Mang Lại Cho Ngành Tài Chính Ngân Hàng
| Lợi Ích Chính | Giá Trị Mang Lại |
|---|---|
| Tăng cường hiệu quả & năng suất | Tự động hóa quy trình HR, giảm công việc thủ công, tối ưu nguồn lực. |
| Đảm bảo độ chính xác & minh bạch | Loại bỏ sai sót nhập liệu, tăng cường công bằng trong chính sách đãi ngộ. |
| Hỗ trợ ra quyết định chiến lược | Cung cấp báo cáo, phân tích dữ liệu nhân sự sâu sắc cho lãnh đạo. |
| Nâng cao trải nghiệm nhân viên | Cổng thông tin tự phục vụ, giúp nhân viên chủ động tra cứu & tương tác. |
| Đảm bảo tuân thủ pháp luật | Cấu hình linh hoạt, cảnh báo tự động tuân thủ các quy định phức tạp. |
Làm chủ Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR chính là bạn đang đầu tư vào tương lai của chính mình và của tổ chức. Từ việc quản lý thông tin nhân sự chặt chẽ, chấm công chính xác, tính lương phức tạp cho đến việc cung cấp cổng tự phục vụ hiện đại, GoHR là một giải pháp toàn diện.
Chúng tôi hy vọng rằng tài liệu hướng dẫn phần mềm nhân sự chi tiết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng và Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự GoHR một cách tự tin. Hãy coi đây là khởi đầu cho hành trình khám phá và ứng dụng công nghệ để nâng tầm quản trị nhân sự tại công ty bạn.
Hãy bắt đầu hành trình khai phá sức mạnh của GoHR ngay hôm nay! Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình sử dụng, đừng ngần ngại khám phá thêm các tài liệu trong hệ thống hoặc liên hệ đội ngũ hỗ trợ của GoHR để nhận được sự giúp đỡ kịp thời. Chúc bạn thành công!
Nguồn tham khảo: Các xu hướng Digital HR năm 2023