Xin chào quý vị Lãnh đạo doanh nghiệp, Quản lý dự án (PM), và HR Admin – những người đang ngày đêm nỗ lực tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho tổ chức của mình. Với tư cách là Nhà Sáng Lập và Chuyên gia Tư vấn HR Trưởng của GoHR.vn, tôi hiểu rằng trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc quản lý nhân sự không chỉ dừng lại ở các tác vụ hành chính mà đã trở thành một yếu tố chiến lược quyết định sự thành công hay thất bại của mọi dự án, mọi hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt, trong ngành Thương mại & Bán lẻ, nơi chuỗi cung ứng, hoạt động marketing, phát triển sản phẩm hay các chiến dịch bán hàng đều được tổ chức dưới dạng dự án, việc kiểm soát thời gian và nguồn lực nhân sự một cách chính xác là vô cùng cấp thiết. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang vật lộn với bài toán chấm công theo dự án – một thách thức tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa rủi ro lớn về chi phí, pháp lý và hiệu suất làm việc.
Tại GoHR, chúng tôi tin rằng, thông tin HR phức tạp cần được chuyển hóa thành những phân tích sâu sắc, có tính kết nối và đáng tin cậy. Mục tiêu của bài viết này không chỉ là cung cấp thông tin, mà là trang bị cho quý vị một TẦM NHÌN chiến lược để tự động hóa quy trình, giữ chân nhân tài và tuân thủ pháp lý hiệu quả thông qua dữ liệu nhân sự.
Chấm Công Theo Dự Án: Chiến Lược Tối Ưu Chi Phí Và Nâng Cao Lợi Nhuận Cho Doanh Nghiệp Thương Mại & Bán Lẻ
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, đặc biệt là trong ngành Thương mại & Bán lẻ, khả năng quản lý hiệu quả nguồn lực con người trên từng dự án không chỉ là một yêu cầu về hành chính mà còn là nền tảng của mọi quyết định chiến lược. Chấm công theo dự án (Project Time Tracking) là phương pháp ghi lại chi tiết thời gian mà mỗi thành viên dành cho từng nhiệm vụ, từng giai đoạn của một dự án cụ thể. Dữ liệu này, khi được khai thác đúng cách, sẽ mở ra cái nhìn sâu sắc về chi phí, hiệu suất sử dụng nguồn lực và tiềm năng lợi nhuận thực sự của từng sáng kiến.
Thách Thức Thực Tế Khi Quản Lý Chấm Công Dự Án Thủ Công
Mặc dù tầm quan trọng của việc theo dõi thời gian dự án đã được thừa nhận, nhiều doanh nghiệp vẫn đang đối mặt với những “nỗi đau” đáng kể khi triển khai phương pháp thủ công hoặc hệ thống rời rạc:
| Thách thức | Mô tả / Hậu quả |
|---|---|
| Độ chính xác và tính kịp thời | Việc nhân viên tự ghi chép hoặc báo cáo thủ công dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót, hoặc bị chậm trễ. Làm méo mó bức tranh thực tế về tiến độ dự án và chi phí lao động. |
| Tốn kém thời gian và nguồn lực | Bộ phận HR Admin và Quản lý dự án mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày, để tổng hợp, đối chiếu và kiểm tra dữ liệu timesheet dự án. Thời gian này có thể dùng cho các hoạt động chiến lược hơn. |
| Thiếu minh bạch và phản kháng từ nhân viên | Quy trình phức tạp và không rõ ràng làm nhân viên cảm thấy bị giám sát quá mức, dẫn đến sự phản kháng và thiếu hợp tác. |
| Khó khăn trong tích hợp và phân tích dữ liệu | Dữ liệu chấm công thường “đứng một mình”, không tích hợp với hệ thống kế toán, quản lý dự án hay phần mềm lương thưởng, cản trở việc phân tích tổng thể. |
| Rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh | Sai sót trong quản lý chấm công dự án có thể dẫn đến tính lương, BHXH, TNCN không chính xác, gây ra các rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính. |
Tối Ưu Chi Phí Và Nâng Cao Hiệu Suất Với Hệ Thống Chấm Công Theo Dự Án Tự Động
Giải pháp cho những thách thức trên nằm ở việc áp dụng công nghệ tự động hóa vào quy trình chấm công theo dự án. Một hệ thống quản trị nhân sự thông minh như GoHR giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ một quy trình hành chính nặng nề thành một công cụ chiến lược:
1. Ghi nhận chính xác, tức thì
Chấm công linh hoạt qua Mobile App (GPS, QR), máy chấm công, hoặc nhập liệu từ xa. Đảm bảo dữ liệu thời gian làm việc chính xác 100%, kịp thời và minh bạch, tối ưu chi phí vận hành.
2. Phân bổ nguồn lực thông minh
Dữ liệu chấm công theo từng nhiệm vụ, dự án giúp PM nhận diện nơi nguồn lực sử dụng hiệu quả, nơi lãng phí. Ra quyết định nhanh chóng, giảm thời gian chết, tối đa hóa năng suất.
3. Kiểm soát chi phí chặt chẽ
Tính toán chi phí lao động cho từng dự án rõ ràng hơn bao giờ hết. Giúp doanh nghiệp xác định lợi nhuận thực tế, cải thiện độ chính xác khi lập hóa đơn, đưa ra đề xuất giá cạnh tranh.
4. Tính lương chính xác & tuân thủ
GoHR tự động tổng hợp dữ liệu timesheet dự án thành bảng công chi tiết, làm cơ sở tính lương, phụ cấp, thưởng chính xác 100% và tuân thủ pháp luật lao động, tránh rủi ro pháp lý.
Từ Timesheet Dự Án Đến Lương Thưởng Chính Xác 100%: Giá Trị Pháp Lý Và Động Lực Nhân Viên
Một trong những lợi ích cốt lõi của việc chuẩn hóa chấm công theo dự án là đảm bảo sự chính xác tuyệt đối trong khâu tính lương.
✅Tính lương chính xác và tuân thủ pháp lý:
GoHR tự động tổng hợp dữ liệu timesheet dự án thành bảng công chi tiết, làm cơ sở để tính lương, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ khác với độ chính xác 100%. Hệ thống được cập nhật liên tục các quy định mới nhất về BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN, giúp doanh nghiệp tự động tính toán và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động, tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có.
🎯Minh bạch, công bằng, tăng động lực:
Khi nhân viên nhận được phiếu lương chi tiết, minh bạch, phản ánh đúng công sức họ đã bỏ ra cho từng dự án, lòng tin và sự gắn kết với doanh nghiệp sẽ được củng cố. Đây là một yếu tố then chốt để tăng cường động lực và sự hài lòng của người lao động.
Chấm Công Theo Dự Án Và Lộ Trình Phát Triển Nhân Tài: Giảm Tỷ Lệ Nghỉ Việc Chiến Lược
Dữ liệu chấm công không chỉ phục vụ cho việc tính lương hay quản lý chi phí, mà còn là nguồn thông tin quý giá cho chiến lược phát triển nhân tài và giữ chân người lao động.
🚀Đánh giá hiệu suất toàn diện:
Khi biết rõ nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ nào và kết quả ra sao, Quản lý dự án và HR có thể thực hiện đánh giá hiệu suất (KPI/OKR) một cách khách quan hơn. GoHR hỗ trợ tích hợp dữ liệu chấm công với module đánh giá, giúp doanh nghiệp xác định những cá nhân xuất sắc, những người cần được hỗ trợ thêm hoặc đào tạo nâng cao.
💡Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng:
Dựa trên phân tích hiệu suất và kỹ năng từ dữ liệu thời gian, GoHR giúp xác định các khoảng trống kỹ năng và đề xuất các khóa đào tạo phù hợp. Việc đầu tư vào lộ trình phát triển cá nhân không chỉ nâng cao năng lực đội ngũ mà còn là cam kết của doanh nghiệp với sự nghiệp của nhân viên, từ đó giảm đáng kể tỷ lệ nghỉ việc và chảy máu chất xám. GoHR với module tuyển dụng cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tìm kiếm và bồi dưỡng nhân tài từ sớm.
✅Phần mềm quản trị nhân sự GoHR:
cung cấp các báo cáo dữ liệu thời gian thực, cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nhìn thấy bức tranh tổng thể về năng suất, chi phí và sự phân bổ nguồn lực. Đây là cơ sở để đưa ra các điều chỉnh chiến lược kịp thời, tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí và định hướng cho sự tăng trưởng bền vững.
Giải pháp phần mềm quản trị nhân sự GoHR: Nâng Tầm Quản Lý Con Người
GoHR, do Công ty TNHH Công nghệ TLA phát triển, là một hệ thống toàn diện được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm này giúp quản lý thông tin nhân sự, tính toán lương thưởng, khai thác dữ liệu và tăng cường năng suất lao động, qua đó giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Lợi ích Chính của GoHR
GoHR mang lại lợi ích cho nhiều đối tượng trong một tổ chức:
| Đối tượng | Lợi ích |
|---|---|
| Ban Lãnh đạo | Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự và quỹ lương, giúp đưa ra quyết định chiến lược chính xác. Tiết kiệm chi phí quản lý, đảm bảo chi trả thu nhập chính xác, hiện đại hóa quy trình quản trị, truyền tải chính sách hiệu quả. |
| Bộ phận Nhân sự | Giảm đáng kể thời gian cho các công việc thủ công (chấm công, tính lương) nhờ tự động hóa. Cảnh báo tự động về các sự kiện quan trọng (hết hạn HĐ, kỳ đóng BHXH, chế độ thai sản) giúp không bỏ sót công việc. |
| Toàn bộ Nhân viên | Truy cập thông tin cá nhân, bảng công, phiếu lương mọi lúc, mọi nơi qua Mobile App. Chủ động thực hiện dịch vụ nhân sự trực tuyến (đăng ký nghỉ phép, làm thêm giờ), cập nhật tin tức, chính sách mới nhất. |
🎯Đối với Ban Lãnh đạo:
Cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự và quỹ lương, giúp đưa ra quyết định chiến lược chính xác. Hệ thống giúp tiết kiệm chi phí quản lý, đảm bảo chi trả thu nhập chính xác, tránh thất thoát, và hiện đại hóa quy trình quản trị, giúp truyền tải các chính sách và thông điệp từ ban lãnh đạo tới nhân viên một cách hiệu quả.
✅Đối với Bộ phận Nhân sự:
Giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc thủ công như chấm công và tính lương, nhờ vào quy trình tự động hóa nhanh chóng và chính xác. Các cảnh báo và gợi nhắc tự động về các sự kiện quan trọng như hết hạn hợp đồng, đến kỳ đóng bảo hiểm, hay các chế độ thai sản giúp bộ phận nhân sự không bỏ sót công việc.
👉Đối với Toàn bộ Nhân viên:
Thông qua Cổng thông tin nhân sự trên ứng dụng di động (Mobile App), nhân viên có thể dễ dàng truy cập và xem thông tin cá nhân, bảng công, phiếu lương mọi lúc, mọi nơi. Họ cũng có thể chủ động thực hiện các dịch vụ nhân sự trực tuyến như đăng ký nghỉ phép, làm thêm giờ, và cập nhật các tin tức, chính sách mới nhất từ công ty.
Các Chức năng Cốt lõi của Hệ thống GoHR
GoHR được xây dựng theo cấu trúc module, bao quát toàn bộ vòng đời của một nhân viên trong tổ chức, từ tuyển dụng đến khi nghỉ việc.
1. Quản lý Tổ chức
Hệ thống cho phép thiết lập và quản lý linh hoạt nhiều mô hình cơ cấu tổ chức khác nhau, từ mô hình công ty mẹ – con đến các tập đoàn, tổng công ty phức tạp. Người dùng có thể dễ dàng khởi tạo, sáp nhập, hoặc giải thể các phòng ban và chuẩn hóa hệ thống chức danh, tạo nền tảng vững chắc cho việc báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự.
2. Quản lý Hồ sơ Nhân sự
Đây là phân hệ trung tâm, nơi lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên.
✅Sơ yếu lý lịch:
Quản lý đầy đủ thông tin cá nhân, liên hệ, trình độ học vấn, tài khoản ngân hàng, và thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thuế TNCN.
🚀Quản lý các quá trình:
Hệ thống theo dõi và lưu trữ toàn bộ lịch sử công tác của nhân viên, bao gồm các quyết định tiếp nhận, điều chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cũng như quá trình ký kết và gia hạn hợp đồng lao động.
💡Quản lý Phúc lợi và Phụ cấp:
Cho phép tạo và tùy chỉnh không giới hạn các loại phụ cấp (trách nhiệm, ăn trưa, đi lại) và phúc lợi (sinh nhật, hiếu hỉ), đồng thời thiết lập cách chi trả linh hoạt cho từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên.
🎯Thiết lập Thang – Bảng lương:
Hỗ trợ xây dựng hệ thống thang, ngạch, và bậc lương theo đúng quy định của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc chi trả lương.
3. Quản lý Chấm công
Quy trình chấm công được tự động hóa cao, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
💡Thiết lập linh hoạt:
Cho phép định nghĩa các ký hiệu chấm công, ca làm việc, lịch làm việc, và ngày nghỉ lễ.
✅Đa dạng hình thức chấm công:
Dữ liệu có thể được lấy tự động từ máy chấm công, qua Mobile App (sử dụng GPS hoặc quét mã QR), hoặc import từ file Excel.
🚀Xử lý và tổng hợp:
Sau khi nhân viên giải trình các thiếu sót (nếu có), hệ thống sẽ tự động xử lý và tổng hợp ra bảng công chi tiết, làm cơ sở chính xác để tính lương.
4. Quản lý Tính lương
Phân hệ này tự động hóa hoàn toàn quy trình tính lương phức tạp, dựa trên dữ liệu từ các phân hệ khác.
🎯Thiết lập công thức động:
GoHR cho phép người dùng tự định nghĩa các thành phần lương (lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ) và thiết lập công thức tính lương cho từng thành phần đó. Điều này giúp hệ thống đáp ứng được mọi chính sách lương của doanh nghiệp mà không cần sự can thiệp từ nhà cung cấp.
✅Tính lương KPI và Thuế TNCN:
Hệ thống có khả năng tích hợp dữ liệu KPI để tính lương hiệu suất và tự động tính toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nhà nước.
5. Cổng thông tin Nhân sự (Mobile App)
Đây là một ứng dụng di động tiện lợi, đóng vai trò là cầu nối giữa nhân viên và tổ chức.
👉Tự phục vụ (Self-Service):
Nhân viên có thể chấm công online, xem phiếu lương, bảng công, thông tin cá nhân, đăng ký nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ.
✅Tương tác và Phê duyệt:
Các cấp quản lý có thể nhận thông báo và phê duyệt các đăng ký của nhân viên ngay trên ứng dụng.
🚀Truyền thông Nội bộ:
Là kênh để nhân viên cập nhật nhanh chóng các tin tức, sự kiện, chính sách mới, và các thông điệp từ ban lãnh đạo.
6. Các Tiện ích và Quản trị Hệ thống
🎯Hệ thống Báo cáo:
Cung cấp các mẫu báo cáo thống kê trực quan theo từng phân hệ, đáp ứng nhu cầu quản trị và phân tích dữ liệu nhân sự.
💡Gợi nhắc tự động:
Thiết lập các cảnh báo tự động cho các sự kiện quan trọng như sinh nhật nhân viên, hợp đồng sắp hết hạn.
✅Biểu mẫu động:
Cho phép người dùng tự thiết kế các biểu mẫu (như hợp đồng lao động, quyết định công tác) bằng cách kéo thả các trường thông tin có sẵn.
✅Quản trị Người dùng và Phân quyền:
Hỗ trợ tạo tài khoản, phân quyền chi tiết theo chức năng (xem, sửa, xóa) hoặc theo sơ đồ tổ chức, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
✅Lưu vết Thao tác (Audit Log):
Ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác của người dùng trên hệ thống, giúp dễ dàng truy vết và kiểm soát khi cần.
✅Đa ngôn ngữ:
Hỗ trợ giao diện tiếng Việt và tiếng Anh.
Kết luận
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc quản lý chấm công theo dự án không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để tồn tại và phát triển. Từ việc tối ưu hóa chi phí đến đảm bảo tuân thủ pháp lý, từ việc thúc đẩy động lực nhân viên đến xây dựng lộ trình phát triển tài năng, mọi khía cạnh đều phụ thuộc vào khả năng quản lý thời gian và nguồn lực một cách chiến lược.
Với vai trò là một phần mềm quản trị nhân sự GoHR toàn diện, chúng tôi không chỉ cung cấp công cụ mà còn mang đến tầm nhìn giúp doanh nghiệp của quý vị tự động hóa những quy trình phức tạp, biến dữ liệu nhân sự rời rạc thành nguồn lực chiến lược. Hãy để GoHR đồng hành cùng quý vị trên con đường kiến tạo một doanh nghiệp hiệu quả, minh bạch và phát triển bền vững.
Hãy liên hệ với GoHR ngay hôm nay để tự mình kiểm chứng những giá trị mà chúng tôi có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn!