GoHr vs Excel: 10 Critical Reasons to Ditch Excel HR in Education Today

🔒1. Bảo Mật Dữ Liệu Nhạy Cảm – Từ Rủi Ro Đến An Toàn Tuyệt Đối

Trước đây với Excel: Các bảng tính lương, thông tin cá nhân của giáo viên, lịch sử giảng dạy, và thậm chí là đánh giá năng lực thường được lưu trữ trong các file Excel. Những file này rất dễ bị truy cập trái phép, sao chép hoặc phát tán. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong việc chia sẻ, dữ liệu nhạy cảm như mức lương, thông tin bảo hiểm, số tài khoản của giảng viên và nhân viên có thể rơi vào tay kẻ xấu, gây ra những hậu quả nghiêm trọng về pháp lý và uy tín. Khó có thể phân quyền chi tiết ai được xem, sửa thông tin nào.
Với GoHR: Phần mềm quản trị nhân sự GoHR cung cấp cơ chế phân quyền truy cập đa cấp độ, cho phép bạn thiết lập chính xác ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc quản lý từng loại dữ liệu cụ thể. Mọi thông tin đều được mã hóa và bảo vệ theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Điều này đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ nhân sự, thông tin lương thưởng của đội ngũ giáo viên, giảng viên và toàn bộ nhân viên, giảm thiểu rủi ro pháp lý từ việc lộ lọt dữ liệu.

✅2. Giảm Sai Sót Trong File Excel Tính Lương & Chấm Công: Nâng Cao Độ Chính Xác 100%

Trước đây với Excel: Tính lương theo tiết dạy, theo giờ làm thêm, các loại phụ cấp đứng lớp, phụ cấp chức vụ, hay các khoản trừ khác trong ngành giáo dục là một ma trận phức tạp. Việc nhập liệu thủ công, thiết lập công thức phức tạp trong file Excel tính lương thường dẫn đến sai sót, nhầm lẫn. Những sai sót này không chỉ gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp hoặc nhân viên, mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến niềm tin và động lực của đội ngũ.
Với GoHR: Hệ thống chấm công của GoHR được tự động hóa hoàn toàn, tích hợp với máy chấm công vật lý hoặc thông qua Mobile App (GPS/QR code). Đặc biệt, module tính lương của GoHR cho phép bạn tự định nghĩa các thành phần lương và thiết lập công thức động, đáp ứng mọi chính sách lương phức tạp của ngành giáo dục (lương theo tiết, lương theo dự án, lương KPI…). Sự tự động hóa này đảm bảo độ chính xác 100%, loại bỏ sai sót, giúp bộ phận C&B giải phóng khỏi gánh nặng tính toán thủ công và tập trung vào các công việc chiến lược hơn.

📁3. Quản Lý Hồ Sơ & Lịch Sử Đào Tạo Giáo Viên: Chấm Dứt Sự Phân Mảnh

Trước đây với Excel: Hồ sơ giáo viên, các chứng chỉ nghiệp vụ, bằng cấp, lịch sử đào tạo, các dự án nghiên cứu hoặc khóa học đã tham gia thường nằm rải rác trong nhiều file hoặc thư mục khác nhau. Việc tìm kiếm, cập nhật hoặc tổng hợp thông tin để đánh giá năng lực, xây dựng lộ trình phát triển hay báo cáo là một thách thức lớn, mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót.
Với GoHR: GoHR cung cấp một phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, đầy đủ và chi tiết. Từ sơ yếu lý lịch, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, tài khoản ngân hàng đến toàn bộ lịch sử công tác (tiếp nhận, điều chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, gia hạn hợp đồng), phúc lợi và phụ cấp. Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ quản lý các chứng chỉ, bằng cấp và lịch sử đào tạo của giáo viên, giúp bạn có cái nhìn toàn diện về năng lực và tiềm năng phát triển của đội ngũ, từ đó xây dựng các chương trình bồi dưỡng hiệu quả.

💸4. Tối Ưu Hóa Quy Trình & Giảm Chi Phí Vận Hành: Giải Phóng Nguồn Lực HR

Trước đây với Excel: Mỗi quy trình HR (từ chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép, đến tuyển dụng) đều đòi hỏi nhiều thao tác thủ công, nhập liệu lặp đi lặp lại. Điều này không chỉ tiêu tốn hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng của đội ngũ HR, mà còn tạo ra “chi phí ẩn” khổng lồ từ sự kém hiệu quả, chậm trễ và sai sót.
Với GoHR: GoHR tự động hóa mạnh mẽ các quy trình HR cốt lõi. Từ việc lấy dữ liệu chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép online qua Mobile App, đến các cảnh báo tự động về hết hạn hợp đồng, kỳ đóng bảo hiểm. Việc này giúp giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc hành chính, giải phóng bộ phận HR để tập trung vào các chiến lược phát triển nhân tài, xây dựng văn hóa giáo dục tích cực, và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu. Đây chính là cách GoHR giúp tối ưu chi phí vận hành và tăng cường hiệu quả công việc.

😊5. Cải Thiện Trải Nghiệm & Gắn Kết Nhân Viên: Nền Tảng Cho Sự Hài Lòng

Trước đây với Excel: Nhân viên phải chờ đợi hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận HR để xem phiếu lương, bảng công, hoặc gửi đơn xin nghỉ phép. Quy trình này không chỉ gây mất thời gian cho cả hai bên mà còn tạo cảm giác thụ động và thiếu chuyên nghiệp.
Với GoHR: Cổng thông tin nhân sự (Mobile App) của GoHR cho phép toàn bộ giáo viên và nhân viên tự phục vụ (Self-Service). Họ có thể chấm công online, xem phiếu lương, bảng công, thông tin cá nhân mọi lúc, mọi nơi. Việc gửi các yêu cầu như nghỉ phép, làm thêm giờ cũng trở nên nhanh chóng và tiện lợi, với quy trình phê duyệt số hóa. Điều này không chỉ giảm tải cho bộ phận HR mà còn nâng cao trải nghiệm, sự hài lòng và gắn kết của đội ngũ, đặc biệt là các giáo viên trẻ, năng động.

🎯6. Xây Dựng Lộ Trình Phát Triển & Giảm Tỷ Lệ Nghỉ Việc: Vượt Xa Khả Năng Của Excel

Trước đây với Excel: Việc theo dõi hiệu suất, xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng lộ trình phát triển cho từng giáo viên là gần như bất khả thi. Excel không cung cấp công cụ để đánh giá hiệu suất (KPI/OKR), không thể kết nối dữ liệu để phân tích xu hướng nghỉ việc hoặc dự đoán nhu cầu nhân sự. Kết quả là, tổ chức dễ gặp tình trạng chảy máu chất xám, mất đi những giảng viên cốt cán.
Với GoHR: GoHR tích hợp các tính năng đánh giá hiệu suất (KPI/OKR), quản lý đào tạo và phát triển. Dựa trên dữ liệu hiệu suất theo thời gian thực, bạn có thể dễ dàng xác định những giáo viên có tiềm năng, những người cần bồi dưỡng thêm, và thiết kế các khóa đào tạo phù hợp. Bằng cách minh bạch hóa lộ trình phát triển và cung cấp các công cụ hỗ trợ, GoHR giúp tổ chức giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc và xây dựng một đội ngũ vững mạnh. Các báo cáo phân tích chuyên sâu về dữ liệu nhân sự sẽ là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược giữ chân nhân tài hiệu quả.

⚖️7. Tuân Thủ Pháp Lý Lao Động & BHXH: Đánh Tan Nỗi Lo Với GoHR

Trước đây với Excel: Các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân trong ngành giáo dục thường rất đặc thù, đặc biệt với giáo viên thỉnh giảng, bán thời gian hoặc hợp đồng theo dự án. Việc theo dõi các cập nhật pháp lý, đảm bảo tính đúng, tính đủ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN theo từng loại hợp đồng qua Excel là một gánh nặng, dễ dẫn đến sai sót và rủi ro bị phạt hành chính.
Với GoHR: GoHR được thiết kế để luôn cập nhật các quy định pháp luật lao động, BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN mới nhất. Hệ thống tự động tính toán các khoản này theo đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hơn nữa, tính năng “Gợi nhắc tự động” của GoHR sẽ cảnh báo bạn về các sự kiện quan trọng như hợp đồng sắp hết hạn, kỳ đóng bảo hiểm, hay các chế độ thai sản, giúp bạn chủ động hơn trong công tác tuân thủ và tránh những rắc rối không đáng có.

📈8. Báo Cáo & Phân Tích Chuyên Sâu: Ra Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu Thời Gian Thực

Trước đây với Excel: Mặc dù Excel có thể tạo ra các biểu đồ cơ bản, nhưng việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều file, phân tích chuyên sâu các xu hướng nhân sự (như tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban, hiệu suất giảng dạy theo chuyên môn, hoặc chi phí nhân sự theo từng cơ sở) đòi hỏi nhiều công sức và thời gian, và thường chỉ cung cấp dữ liệu quá khứ.
Với GoHR: GoHR cung cấp hệ thống báo cáo và dashboard trực quan, đa dạng theo từng phân hệ. Từ báo cáo chi phí nhân sự, phân tích tỷ lệ nghỉ việc, đến đánh giá hiệu suất của giảng viên, GoHR cung cấp dữ liệu thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về tình hình nhân sự. Nhờ đó, việc ra quyết định chiến lược (như điều chỉnh quỹ lương, tái cơ cấu phòng ban, hay đầu tư vào đào tạo) trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giúp tối ưu chi phí và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

🚀9. Khả Năng Mở Rộng & Thích Nghi: Phát Triển Cùng Tổ Chức Giáo Dục Của Bạn

Trước đây với Excel: Khi tổ chức giáo dục của bạn phát triển, mở rộng quy mô, tuyển thêm giáo viên, hoặc mở thêm các cơ sở mới, việc quản lý bằng Excel sẽ nhanh chóng trở nên quá tải và kém hiệu quả. Các file Excel sẽ trở nên cồng kềnh, khó quản lý, và dễ bị lỗi.
Với GoHR: GoHR là một hệ thống được xây dựng trên cấu trúc module linh hoạt, dễ dàng mở rộng để đáp ứng mọi sự phát triển của doanh nghiệp. Cho dù bạn mở thêm chi nhánh, tăng số lượng nhân viên, hay cần tích hợp thêm các tính năng mới, GoHR đều có thể thích nghi và phát triển cùng tổ chức của bạn, đảm bảo quản trị nhân sự luôn tinh gọn và hiệu quả.

✨10. Minh Bạch & Công Bằng: Nền Tảng Văn Hóa Doanh Nghiệp Tích Cực

Trước đây với Excel: Sự thiếu minh bạch trong các chính sách lương thưởng, chấm công, hay quy trình duyệt phép có thể dẫn đến sự nghi ngờ và bất mãn trong nội bộ. Việc không có một hệ thống rõ ràng để nhân viên kiểm tra thông tin của mình cũng làm giảm lòng tin.
Với GoHR: Với Cổng thông tin nhân sự (Mobile App), mọi thông tin về phiếu lương, bảng công, chính sách nghỉ phép, và các quy trình phê duyệt đều được minh bạch hóa. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra thông tin cá nhân của mình, gửi yêu cầu và nhận phản hồi một cách rõ ràng. Điều này không chỉ tạo dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch mà còn nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc của toàn thể đội ngũ, góp phần xây dựng một văn hóa tổ chức giáo dục vững mạnh và tích cực.