GoHR vs Excel 10 Lý Do Cần Thiết Để Nâng Tầm Quản Trị Nhân Sự Giáo Dục

⚠️Trước đây (Với Excel):

Bạn đang sử dụng file excel tính lương hay quản lý thông tin nhân sự? Dữ liệu nhân viên (hợp đồng, thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn của giáo viên, lịch sử đào tạo…) thường nằm rải rác trong nhiều bảng tính, dễ mắc lỗi nhập liệu thủ công. Một con số sai sót trong bảng lương, một ngày công nhầm lẫn, hay một thông tin hợp đồng không được cập nhật có thể dẫn đến tranh chấp lao động, khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý lớn và tổn thất tài chính không đáng có. Trong ngành giáo dục, việc tính lương giáo viên theo giờ, theo ca, theo môn học, hoặc có các khoản phụ cấp đặc thù (phụ cấp đứng lớp, phụ cấp chức vụ…) càng làm tăng độ phức tạp và khả năng sai sót khi dùng Excel.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì rủi ro từ dữ liệu không chính xác không chỉ dừng lại ở con số, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

✅Hiện tại (Với GoHR):

Phần mềm quản trị nhân sự GoHR cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung, cấu trúc chặt chẽ. Mọi thông tin nhân sự, từ hợp đồng, hồ sơ cá nhân, trình độ chuyên môn, đến lịch sử công tác, quá trình đào tạo của từng giáo viên, đều được lưu trữ an toàn và nhất quán. Các trường dữ liệu được chuẩn hóa, giảm thiểu tối đa lỗi nhập liệu. Hệ thống giúp bạn theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng, các quyết định điều chuyển, bổ nhiệm hay khen thưởng, kỷ luật. Đặc biệt, GoHR hỗ trợ quản lý thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thuế TNCN, và thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH) chính xác, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ mọi quy định pháp luật lao động, từ đó giảm thiểu đáng kể rủi ro pháp lý.

⚠️Trước đây (Với Excel):

File excel tính lương và chấm công là gánh nặng hàng tháng của bộ phận C&B. Việc tổng hợp giờ công từ máy chấm công, Mobile App, hay bảng chấm công thủ công rồi nhập vào Excel, kiểm tra từng ca làm việc của giáo viên (sáng, chiều, tối, cuối tuần), tính toán phụ cấp theo giờ dạy, xử lý các trường hợp nghỉ phép, làm thêm giờ… là một quy trình tốn thời gian, dễ sai sót và gây áp lực lớn. Một lỗi nhỏ cũng có thể khiến cả đội ngũ giáo viên bức xúc, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.

❌Tại sao bỏ Excel:

Để thoát khỏi vòng lặp của công việc hành chính lặp đi lặp lại và dễ gây sai sót.

✅Hiện tại (Với GoHR):

GoHR tự động hóa hoàn toàn quy trình chấm công và tính lương. Hệ thống có khả năng thiết lập linh hoạt các ký hiệu chấm công, ca làm việc, lịch làm việc phù hợp với đặc thù ngành giáo dục (ca giảng dạy cố định, ca theo giờ, ca bù…). Dữ liệu chấm công được đồng bộ tự động từ máy chấm công, hoặc qua Mobile App (GPS, quét QR), hoặc import dễ dàng từ Excel. Sau khi nhân viên giải trình các thiếu sót (nếu có), GoHR sẽ tự động xử lý và tổng hợp ra bảng công chi tiết, làm cơ sở chính xác để tính lương. Với module tính lương, bạn có thể tự định nghĩa các thành phần lương (lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đứng lớp…) và thiết lập công thức tính lương động, đáp ứng mọi chính sách lương phức tạp của tổ chức giáo dục, đảm bảo tính lương chính xác 100%, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Quản lý nhân sự Excel khiến việc theo dõi các quy định BHXH, BHYT, BHTN, các mức đóng, các thủ tục hưởng chế độ (thai sản, ốm đau…) trở nên rời rạc và khó khăn. Việc bỏ lỡ các kỳ đóng, sai sót trong mức đóng có thể dẫn đến phạt hành chính, làm mất quyền lợi của nhân viên và gây tổn hại tài chính cho doanh nghiệp. Trong ngành giáo dục, việc quản lý hợp đồng thử việc, hợp đồng thời vụ cho giáo viên cộng tác, hay các chế độ riêng biệt cho giáo viên nữ cũng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt.

❌Tại sao bỏ Excel:

Để tránh những rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.

✅Hiện tại (Với GoHR):

GoHR được thiết kế với các mô-đun tuân thủ pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội cập nhật liên tục. Hệ thống tự động cảnh báo các kỳ hạn đóng bảo hiểm, nhắc nhở về các chế độ thai sản, ốm đau của nhân viên, giúp bộ phận HR không bỏ sót công việc quan trọng. Các báo cáo liên quan đến BHXH được tạo tự động, giúp bạn nộp đúng hạn và đúng quy định, bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự ổn định và niềm tin cho đội ngũ giáo viên.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Việc đánh giá hiệu suất của giáo viên hay nhân viên hành chính bằng Excel thường tốn công sức, thiếu khách quan và khó liên kết với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Xây dựng lộ trình đào tạo, phát triển cho từng cá nhân gần như là bất khả thi. Điều này dẫn đến sự thiếu động lực, giáo viên không nhìn thấy con đường phát triển rõ ràng, từ đó dễ dàng tìm kiếm cơ hội ở các tổ chức khác, gây ra tình trạng “chảy máu chất xám” trong ngành giáo dục – một vấn đề nhức nhối hiện nay.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì thiếu công cụ để đánh giá khách quan và phát triển nhân tài là nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao.

✅Hiện tại (Với GoHR):

Phần mềm quản trị nhân sự GoHR tích hợp các module quản lý hiệu suất mạnh mẽ (KPI/OKR). Bạn có thể thiết lập các chỉ số đánh giá rõ ràng cho giáo viên (dựa trên tỷ lệ học sinh đạt yêu cầu, mức độ hài lòng của phụ huynh, số lượng học sinh đăng ký lại…) và nhân viên các phòng ban khác. Hệ thống giúp theo dõi tiến độ, thu thập phản hồi và đánh giá khách quan. Dựa trên dữ liệu hiệu suất, GoHR còn cho phép xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển cá nhân hóa. Với module tuyển dụng, bạn có thể nhanh chóng thu hút và tuyển chọn giáo viên phù hợp, giảm thiểu thời gian trống lớp. Bằng cách cung cấp một con đường phát triển rõ ràng và đánh giá công bằng, GoHR giúp tăng cường động lực, gắn kết nhân viên và giảm thiểu đáng kể tỷ lệ nghỉ việc, đặc biệt là với đội ngũ giáo viên trẻ, tiềm năng.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Khi tổ chức giáo dục phát triển, mở thêm chi nhánh, tăng số lượng giáo viên, học sinh, hay đa dạng hóa chương trình đào tạo, quản lý nhân sự Excel trở nên cồng kềnh, chậm chạp và khó quản lý. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau để có cái nhìn tổng thể là một nhiệm vụ bất khả thi, dễ dẫn đến sai sót và quyết định sai lầm.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì Excel không thể mở rộng và đáp ứng được tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

✅Hiện tại (Với GoHR):

GoHR được thiết kế để dễ dàng mở rộng, phù hợp với mọi quy mô từ vài chục đến hàng nghìn nhân viên. Hệ thống cho phép thiết lập và quản lý linh hoạt nhiều mô hình cơ cấu tổ chức (công ty mẹ – con, các chi nhánh trường học, trung tâm đào tạo…). Dù bạn có mở rộng thêm bao nhiêu cơ sở, hay tăng gấp đôi đội ngũ giáo viên, GoHR vẫn đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung, hiệu quả và dễ dàng truy cập.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Dữ liệu nhạy cảm của nhân viên (thông tin cá nhân, lương, BHXH) trong Excel có bảo mật yếu kém, dễ bị truy cập trái phép, sao chép, mất mát hoặc rò rỉ. Việc kiểm soát quyền truy cập, ai được xem, ai được sửa dữ liệu là vô cùng khó khăn, tiềm ẩn rủi ro lớn về bảo mật thông tin cá nhân.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì rủi ro rò rỉ dữ liệu cá nhân là một mối đe dọa nghiêm trọng.

✅Hiện tại (Với GoHR):

GoHR được xây dựng với các tính năng bảo mật mạnh mẽ (mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò). Bạn có thể phân quyền chi tiết cho từng người dùng (HR Admin, quản lý phòng ban, kế toán…) theo chức năng (xem, sửa, xóa) hoặc theo sơ đồ tổ chức. Điều này đảm bảo chỉ những người có quyền mới được truy cập vào thông tin cần thiết, bảo vệ dữ liệu nhân sự nhạy cảm tuyệt đối. Hệ thống còn có chức năng lưu vết thao tác (Audit Log), ghi lại toàn bộ lịch sử thay đổi, giúp bạn dễ dàng truy vết khi cần.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Khả năng báo cáo của Excel phụ thuộc hoàn toàn vào kỹ năng của người dùng trong việc tạo công thức và biểu đồ. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để phân tích sâu sắc về lực lượng lao động (ví dụ: tỷ lệ giáo viên bỏ việc, hiệu quả đào tạo, phân bổ chi phí lương cho từng bộ môn…) là tốn thời gian, dễ lỗi và khó cung cấp cái nhìn chiến lược toàn diện. Ban lãnh đạo khó có được thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định quan trọng.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì Excel không thể cung cấp tầm nhìn chiến lược từ dữ liệu HR.

✅Hiện tại (Với GoHR):

GoHR cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, với các bảng điều khiển (dashboard) trực quan, có thể tùy chỉnh. Hệ thống cung cấp các mẫu báo cáo thống kê theo từng phân hệ, giúp bạn có cái nhìn sâu sắc về tình hình nhân sự, xu hướng và hiệu suất. Từ các báo cáo về tỷ lệ nghỉ việc của giáo viên, hiệu quả các chương trình đào tạo, cho đến phân tích chi phí lương, bạn có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thời gian thực, giúp tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng giáo dục và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Mọi yêu cầu về thông tin cá nhân, bảng công, phiếu lương, hay đăng ký nghỉ phép đều phải thông qua bộ phận HR, gây tốn thời gian cho cả hai bên. Giáo viên hay nhân viên không thể chủ động tra cứu thông tin của mình.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì nó tạo ra gánh nặng hành chính và trải nghiệm không thuận tiện cho nhân viên.

✅Hiện tại (Với GoHR):

Phần mềm quản trị nhân sự GoHR cung cấp Cổng thông tin Nhân sự trên ứng dụng di động (Mobile App). Nhân viên có thể dễ dàng chấm công online, xem phiếu lương, bảng công, thông tin cá nhân, đăng ký nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ mọi lúc, mọi nơi. Các cấp quản lý cũng có thể nhận thông báo và phê duyệt các đăng ký của nhân viên ngay trên ứng dụng. Mobile App còn là kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, giúp nhân viên cập nhật nhanh chóng các tin tức, sự kiện, chính sách mới từ ban lãnh đạo. Điều này không chỉ giảm tải công việc cho HR mà còn nâng cao trải nghiệm, sự hài lòng và gắn kết của toàn bộ đội ngũ.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Mặc dù chi phí ban đầu của Excel là thấp (thường đã có sẵn), nhưng chi phí ẩn lại rất cao. Đó là thời gian lãng phí của HR cho các công việc thủ công, lỗi dữ liệu phải sửa chữa, rủi ro tuân thủ pháp luật, và sự thiếu hụt thông tin chi tiết để ra quyết định chiến lược. Những chi phí ẩn này có thể lớn hơn rất nhiều so với chi phí đầu tư vào một giải pháp phần mềm chuyên nghiệp.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì những chi phí tưởng chừng vô hình lại đang ăn mòn lợi nhuận và hiệu quả của doanh nghiệp.

✅Hiện tại (Với GoHR):

Đầu tư vào phần mềm quản trị nhân sự GoHR ban đầu có thể có chi phí rõ ràng (phí triển khai, phí cấp phép/đăng ký), nhưng lại mang lại Lợi tức đầu tư (ROI) cao thông qua việc tăng hiệu quả hoạt động, giảm lỗi, đảm bảo tuân thủ, và cải thiện quy trình ra quyết định chiến lược. Việc tự động hóa giúp giải phóng thời gian cho HR để họ có thể tập trung vào các sáng kiến chiến lược, như phát triển nhân tài hay xây dựng văn hóa doanh nghiệp, những yếu tố cốt lõi thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

⚠️Trước đây (Với Excel):

Cộng tác trên Excel thường gặp khó khăn với các vấn đề kiểm soát phiên bản và quyền truy cập, dẫn đến các phiên bản tệp khác nhau và nhầm lẫn. Việc chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả gần như là không thể.

❌Tại sao bỏ Excel:

Vì nó cản trở sự cộng tác và trao đổi thông tin liền mạch.

✅Hiện tại (Với GoHR):

GoHR là một hệ thống dựa trên nền tảng đám mây, cho phép cộng tác liền mạch giữa các phòng ban HR, quản lý và nhân viên. Mọi người đều làm việc trên một nền tảng dữ liệu duy nhất, đảm bảo tính nhất quán và thời gian thực. Hơn nữa, GoHR được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ TLA, cam kết liên tục cập nhật các tính năng mới và tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất, đảm bảo hệ thống của bạn luôn hiện đại và hiệu quả.